Houd bij het koppelen van opgaven binnen (gemeentelijke) organisaties fundamenteel rekening met structurele schaarste. Dat is een van de inzichten die voortkomen uit het onderzoek van Platform31 naar drempels en kansen bij integraal werken, bijvoorbeeld in de warmtetransitie.
Er zijn acht schaarse middelen te noemen die het bereiken van doelen belemmeren:
- Arbeid, geld, tijd, ruimte,
- Water, energie, infrastructuur en materialen
Rem op enthousiasme en volharding
Het probleem rondom deze schaarsten is zo groot en in de beleving van veel betrokkenen bijna niet beïnvloedbaar dat de neiging ontstaat om ze te ontkennen. Ze werken verder aan plannen, beleidsontwikkeling en uitvoering in de (valse) hoop dat het zal meevallen, tegen beter weten in.
De schaarsten zijn zo omvangrijk aanwezig in hun omgeving dat het niet binnen de reikwijdte van een integraal werkend projectteam past om oplossingen te vinden. Als schaarsten worden onderkend in de volle omvang van het probleem dan kan de moed in de schoenen zakken. Enthousiasme en volharding om aan oplossingen te werken wordt geremd.
Topeigenaarschap
Op basis van ervaringen van gemeenten hiermee, komen we tot de aanbeveling om op strategisch en programmatisch niveau binnen de organisatie schaarsten te onderkennen. Van leidinggevenden wordt “topeigenaarschap” gevraagd om in actie te komen binnen de organisatie en aan te geven hoe om te gaan met schaarsten.
Als dit, in de waan van de dag, achterwege blijft dan worden medewerkers in een ambtelijke of publieke organisatie opgezadeld met een onmogelijk uit te voeren opgave. Uiteindelijk leidt dit tot demotivatie om integraal te werken. De neiging kan dan groeien om dan maar alleen binnen de eigen afdeling, sector of beïnvloedingssfeer het werk uit te voeren.
Vitale systemen benoemen
In Rotterdam zijn water, energie en infrastructuur benoemd als ‘vitale systemen’. Om die systemen integraal aan te pakken is de afgelopen jaren een intern samenwerkingsverband gesmeed in de gemeentelijke organisatie. Bovendien is de samenwerking met beheerders van deze vitale systemen geïntensiveerd. De vitale systemen dreigen vast te lopen vanwege schaarsten op het gebied van arbeid, geld, tijd, ruimte en materialen.
Investeer schaarse tijd in oplossingen voor schaarste
Het pleidooi is dan ook om binnen de (gemeentelijke) organisatie op management- en directieniveau structureel tijd in te plannen om aandacht te geven aan schaarsten en vitale systemen.
Dit pleidooi kan natuurlijk een “doosje in een doosje” worden omdat door schaarste aan tijd, geld en arbeid hiervoor geen prioriteit kan worden gevonden.
Oplossingen vragen dan ook om keuzes op basis van:
- Inzicht in middelen en instrumenten
- Urgentie in relatie tot ambities
- Dynamiek zoals die is ingeschat binnen en buiten de organisatie.
In de publicatie “Van Stadsvernieuwing naar wijkverduurzaming” (maart 2024) zijn dynamiek, urgentie, inzicht en keuzes (acroniem: DUIK) verder uitgewerkt in relatie tot de ontwikkeling van nieuwe sturings- en organisatieconcepten. Daarbij komen ervaringen aan bod van gemeenten die er actief mee bezig zijn.