Betrek de gemeenteraad bij de woonzorgvisie

‘‘Ik heb even gegoogeld op het maken van een woonzorgvisie en nergens zag ik daarbij iets terugkomen over de gemeenteraad”, vertelt Sander Engelen. ‘‘Dat is eigenlijk wel gek. Want de gemeenteraad is het hoogste orgaan van de gemeente; zij bepaalt de kaders en moet de woonzorgvisie vaststellen. De raad is dus belangrijk in dit proces.’’ Wanneer de raad pas aan het einde van het visietraject betrokken wordt, kan de raad zich overvallen voelen wanneer ze deze ‘ineens’ moet vaststellen. ‘‘Dat is jammer want beleidsadviseurs hebben lang en hard gewerkt aan zo’n visie. En dan moet die aan het eind van een traject alsnog op onderdelen aangepast worden. Dat kun je vaak voorkomen.’’

Bewuste keuze in participatie

Engelen adviseert om vooraf goed na te denken op welke manier de gemeenteraad in het proces wordt betrokken. ‘‘Maak in ieder geval een bewuste keuze in ‘hoe’ en ‘wanneer’ je de raad wilt betrekken. Je weet dan waarom je het wel of niet doet en kan dit ook uitleggen aan de raad.’’ Sommige gemeenten hebben een participatieleidraad waarin staat hoe de raad betrokken wil worden. ‘‘Zo’n leidraad biedt kaders en houvast waarmee je het participatieproces van de raad kan inrichten’’, zegt Engelen. “Maak daar vooral gebruik van of laat je inspireren door deze whitepaper over participatieleidraden.”

Vergeet de griffier niet

‘‘Soms wordt de griffier niet betrokken en dat is zonde want de griffier kan je helpen!’’, vertelt Engelen. De griffier is het eerste aanspreekpunt van de raad, geeft ondersteuning aan de raad en de (raads)commissies, stroomlijnt de raadsvergaderingen en ondertekent alle officiële stukken van de raad. De griffier vormt zogezegd de ogen en oren van de raad binnen de gemeente. Engelen: ‘‘Daarom kan de griffier heel goed meedenken en adviseren over hoe je de raad het beste kan betrekken in het proces. Overleg bijvoorbeeld samen met de wethouder, iemand van participatie én de griffier hoe je de raad betrekt en om input rondom een bepaald thema vraagt.’’

Vanaf de start betrekken

“Bij de start van een visietraject is het altijd goed om de raad in ieder geval te informeren. Dit is ook een vorm van participatie. Zo komt de raad niet voor verassingen te staan.’’ Het vroegtijdig betrekken van de raad kan ook door hen te vragen het plan van aanpak vast te stellen. ‘‘De raad neemt kennis van het proces en heeft daar inspraak in. Vaak gaat de rest van het traject dan een stuk makkelijker, omdat de participatie goed is afgestemd’’, legt Engelen uit. ‘’Hierdoor voorkom je achteraf discussie over het proces, en gaat het debat over de inhoud.’’

In de gemeente Brielle is het plan van aanpak voor de woonzorgvisie vastgesteld door het college en gaat de communicatie via de wethouders. Lucienne Veenstra van de gemeente Brielle: ‘‘Een van de wethouders zit in de Taskforce Wonen en Zorg en geeft mondelinge terugkoppelingen aan de raad.’’

In de gemeente Halderberge is het plan van aanpak voorgelegd aan het college en is er een informatiebrief gestuurd naar de raad. ‘‘Ook hebben we de woonzorgvisie op de agenda van 2022 gezet dus de raad weet dat we hier mee bezig zijn’’, vertelt Mariska Vereecken, beleidsmedewerker bij de gemeente Halderberge. ‘‘Eerst maken we een analyse die we vervolgens presenteren aan de raad. Hoe we hen verder betrekken rondom de visie beslissen we later.’’

Engelen schetst vier fasen rondom de participatie en het opstellen van de woonzorgvisie. Met de vlaggetjes duidt hij de mijlpalen van het traject aan waarop je de raad zou kunnen betrekken.

Faciliteer constructieve input en koppel terug

De woonzorgvisie gaat over veel verschillende onderwerpen. Hoe haal je dan constructief input op van de raad? “Maak het concreet”, adviseert Engelen. ‘‘Daar help je jezelf én de raad mee.’’ Bepaal van te voren waar je precies duiding op nodig hebt en vertaal dat in concrete vragen of stellingen die je voorlegt aan de raad. ‘‘Maak antwoordcategorieën en scenario’s waarin je uitlegt wat er gebeurt als er voor A of B wordt gekozen. Zo krijg je beter zicht op wat de raad écht wil en voorkom je dat je een stortvloed aan input krijgt waar je niet goed mee aan de slag kan.’’ Koppel vervolgens terug hoe je met de input bent omgegaan. ‘‘Dat vinden raadsleden heel fijn. Zeker als je in het proces al richting visievorming gaat.’’

In de gemeente Veldhoven wilden de beleidsadviseurs input ophalen in een beeldvormende raadsvergadering. ‘‘De agenda was alleen al vol tot en met december’’, vertelt Linda Wittebrood van de gemeente Veldhoven. ‘‘Daarom hebben we ervoor gekozen om de raad te informeren tijdens een aparte bijeenkomst met voorzitters en een aantal fractieleden. Hier hebben we ze ook uitgenodigd om input te leveren op hoe we het aanpakken.’’ Engelen adviseert om te werken met een agendavoorstel voor een openbare vergadering met een tijdsbestek van ongeveer 3 maanden. ‘‘Als het niet lukt om het tijdig op de agenda te krijgen, dan zou ik ook voor de lijn van gemeente Veldhoven kiezen. Je blijft dan jammer genoeg wel weg van het openbare en formele gesprek, maar hebt de raad wel aangehaakt.’

Tips voor het betrekken van de gemeenteraad

• Voorkom dat je de gemeenteraad verrast en betrek de raad aan de start van het traject.
• Gebruik de griffier als sparringpartner over hoe je de raad betrekt. Doe dit zo snel mogelijk.
• Check of jouw gemeente een participatieleidraad (of gelijksoortige kaders) heeft en betrek dit in het plan van aanpak.
• Houd de raad aangehaakt tijdens het proces en informeer ze tussentijds.
• Bepaal wat voor input je van de raad nodig hebt en vertaal dit in concrete vragen of stellingen die je voorlegt. Koppel terug wat je met de input hebt gedaan.
• Agendeer de bespreking met de raad vroegtijdig. Agenda’s zitten snel vol. Benoem daarom het doel en het belang van de bespreking voor raad en organisatie.