Regionale arbeidspools helpen warmtetransitie én openbare ruimte

Dit artikel verscheen eerder in het maartnummer van het magazine Stadswerk.

Gemeenten kampen structureel met schaarste aan fte’s en expertise. Dat zien wij binnen Platform31, in ons werk als kennisorganisatie voor steden en regio’s. Factsheet Bovenlokaal samenwerken in de warmtetransitie en rapport Hoe regio’s professionals delen – van opties tot uitvoering (beide Platform31) 1 Maar het blijkt ook uit publicaties van anderen, zoals A&O fonds gemeenten. Oplossingen voor tekorten arbeidsmarkt (A&O fonds Gemeenten) 2  Regionale samenwerking en het ‘poolen’ van mensen (flexpools, expertcentra en traineepools) kan een praktisch antwoord zijn. Dit geldt zeker voor het ruimtelijk domein en afdelingen die werken aan de energie- en warmtetransitie. We onderzochten hoe deze teams samenwerken in regionale flexpools en zo verschillende beleidsdomeinen tegelijk bedienen.

Bij de onderzochte voorbeelden zagen we dat regionaal samenwerken een aantrekkelijke manier is om talent in de regio te houden. De pools bieden medewerkers kansen die er in individuele gemeenten niet altijd zijn. Getalenteerde professionals vinden daarin uitdagingen die hen binden aan de pool en daarmee aan de regio.

Aandachtspunten zijn er ook, want een pool opzetten is vrijwel altijd ‘verbouwen met de winkel open’. Knelpunten die vaak terugkomen zijn: transactie-denken (kosten-batenafweging op te laag niveau), onvoldoende aandacht voor operationele werkafspraken en borgen dat bewonerscommunicatie primair bij de gemeente ligt, of bij een zichtbaar legitiem verlengstuk.

Warmtetransitie raakt de openbare ruimte

De warmtetransitie is een langdurige uitvoeringsopgave met veel proceswerk: participatie, wijkuitvoeringsplannen, organisatie, data en monitoring. Juist omdat veel ingrepen in de publieke ruimte plaatsvinden, is het verstandig om op zijn minst te overwegen of en hoe meerdere trajecten in de wijk te combineren zijn. Denk aan klimaatadaptatie, vervanging van het riool en de aanleg van laadpalen. Door deze opgaven te combineren beperkt je overlast en kun je meerdere wensen voor de wijk in één samenhangend verhaal overbrengen.

Als gemeenten opgaven in samenhang met elkaar behandelen, kunnen zij hun organisatie hierop aanpassen. Functies veranderen dan van bijvoorbeeld ‘medewerker warmtetransitie’ naar een ‘all-rounder gebiedsgerichte verduurzaming’. Een goed ontworpen (flex)pool levert behalve domeinspecialisten ook schakelrollen die overal in de openbare ruimte nodig zijn: omgevingsmanagement, bewonersparticipatie, projectbeheersing, data & monitoring en standaardisering (templates, basisdata, herbruikbare aanpakken).

Opzetten van regionale samenwerking vraagt inzicht

De belangrijkste les die wij hebben getrokken over regionale samenwerking is dat inhoud leidend moet zijn. Maak daarvoor dus ook eerst een goede probleemanalyse, met de verschillende partijen die een gedeeld probleem hebben.

Daarnaast bepalen ‘softe’ factoren het succes. Uit diepte-interviews die wij afnamen, trokken we enkele belangrijke conclusies, gebundeld in een factsheet Factsheet Hoe gemeenten expertise en menskracht delen in de warmtetransitie (Platform31) 3 . Zoals: deelnemende gemeenten moeten eigenaarschap voelen, anders wordt de pool een verkapt uitzendbureau met weinig leeropbrengst.

En: neem emotionele weerstand serieus; achterhaal ‘de zorg achter de zorg’. Inhoudelijke verbreding kan daarbij een rol spelen. Je kunt daarbij denken aan regionale pools die met verschillende transities tegelijk bezig zijn: warmte, openbare ruimte, riool, etc.

Beslis hoe je samen wilt werken

Als een regio heeft besloten om samen te werken, dan is een van de grote vragen in welke vorm de deelnemende partijen dit willen gaan doen. Daarbij moeten ze keuzes maken over de samenwerkingsvorm, de financiën, hoe ze de samenwerking willen aansturen en hoe ze de personele kant inrichten. We onderscheiden drie vormen van regionale pooling: expertteams c.q. -centra, flexpools en traineepools.

De keuze voor welke vorm van pooling je wilt opzetten hangt samen met een aantal zaken. Ten eerste: hoeveel capaciteit wil je hebben? Ofwel, hoe groot moet de pool zijn? Ten tweede: hoe belangrijk is kennisborging? Wil je dat alles wat de pool uitvoert kennis is die binnen de decentrale overheden blijft, of is het ook mogelijk dat externe partijen de taken uitvoeren? Naast deze twee vragen zijn er natuurlijk nog veel meer zaken waar je aan moet denken – we noemden al de financiering en sturingsvorm van de pool.

Financiering en schaalbaarheid

Het tijdelijke karakter van de middelen die gemeenten beschikbaar hebben voor de warmte- en energietransitie vormt vaak een blokkade voor het oprichten van structurele samenwerkingen. Dit terwijl de opgave nog vele tientallen jaren inzet vraagt van de gemeenten. Daarom kun je voor de financierbaarheid van flexpools kijken naar verschillende financiële constructies.

Zo kun je kiezen voor het inzetten van tijdelijke specifieke uitkeringen (SpUk’s) voor een regionaal team. Ook kun je een bijdrage vragen van gemeenten: naar rato van het aantal inwoners, een ‘strippenkaartmodel’ maken, een vast bedrag per gemeente, of een combinatie. Vaak speelt de provincie ook een rol, voor het in dienst nemen van mensen en voor structurele financiering. Maar mensen kunnen ook in dienst genomen worden bij een centrumgemeente of een openbaar lichaam.

Het is goed mogelijk dat niet alle gemeenten aan het begin van een nieuw regionaal initiatief willen deelnemen. Het is verstandig om de mogelijkheid open te laten om later alsnog aan te sluiten: als iets zich bewezen heeft en werkt, is dat vaak reden genoeg om alsnog later aan te haken. Zo geef je gemeenten regie om te kunnen besluiten mee te doen op het moment dat zij dit echt willen.

Stappen vooruit

Op basis van alle gesprekken met huidige initiatieven geven we hier ter afsluiting de volgende aanbevelingen mee aan beleidsmakers en beheerders van openbare ruimte:

• Maak van de wijkprogrammering (ondergrond/wegen/groen/warmte) de ‘vraagmotor’ van de pool
• Leg eigenaarschap vast via een stuurgroep met mandaat én een gebruikersraad met beheer- en gebiedsprofessionals
• Verplicht per opdracht kennisborging bij de gemeenten (template, overdrachtssessie, opname in kennisbank etc)
• Ontwerp profielen multi-inzetbaar (proces, data, omgevingsmanagement), zodat verbreding realistisch is