Het Flexteam Warmtetransitie Drenthe organiseert personele samenwerking tussen gemeenten in Drenthe. Het Flexteam is officieel begonnen in augustus 2023, met een mandaat tot einde 2025. Voor het besluit om al dan niet te verlengen en hoe zijn twee evaluaties uitgevoerd. Dit besluit stond echter niet op zichzelf. Er is de afgelopen maanden diepgaand verkend hoe een groot samenwerkingsprogramma op energie kan worden opgezet, dat voortbouwt op de bestaande structuren tussen gemeenten zoals de Vereniging van Drentse Gemeenten (VDG), de bestaande RES-tafel en provinciale taken en verantwoordelijkheden. In deze programmatische structuur moeten meerdere huidige initiatieven een plek gaan krijgen, onder andere het Flexteam, het Fixteam, het Drents Energie Loket (DEL) en het programmabureau RES.
De oproep om deze integratie te verkennen kwam nadrukkelijk vanuit de bestuurders wegens bestuurlijke drukte en inhoudelijke dubbelingen (veel overlegorganen waar nagenoeg dezelfde dingen besproken worden). Een reden was ook dat bestuurlijke besluitvorming en ambtelijke voorbereiding zuiverder moeten plaatsvinden. Op 5 juni 2025 is een principebesluit genomen dat deze integratie gaat plaatsvinden. Er komt een DOE (Drents Overleg Energie), de DET (Drentse Energie Tafel) en het PHO-EKM (Portefeuillehoudersoverleg Energie, Klimaat en Milieu) samenvoegt. Uitwerking en besluiten over de organisatorisch-juridische vorm volgen nog. Tegelijk is besloten dat het Flexteam zelf sowieso wordt voortgezet, als onderdeel van de nieuwe structuur.
We spreken met betrokkenen Jolanda van den Berg en Cécile van Reijmersdal (zie kader) over hoe het Flexteam nu functioneert, wat goed werkt en welke aandachtspunten er zijn voor de uitvoering. Maar eerst beginnen we met de huidige spannende status, namelijk het proces over niet alleen het vervolg van het Flexteam, maar de bredere context van Drentse regionale samenwerking bij de energietransitie.
-
Hoe is het proces voor besluit over het Flexteam samengevoegd met de vraag om brede samenwerking?
Jolanda en Cécile geven beiden aan dat vanuit bestuurlijk perspectief de druk om samenwerking in brede zin te verkennen groot was: “Bestuurders vroegen nadrukkelijk om efficiëntere organisatie. Er was behoefte om breder samen te werken vanwege bestuurlijke dubbelingen (meerdere gremia met vrijwel dezelfde onderwerpen), arbeidsmarktproblemen en het gebrek aan kennis van elkaars activiteiten.” Ook gemeentesecretarissen zijn nauw betrokken bij het proces. Jolanda : “Hoewel de RES en het Flexteam, beide werkzaam op provinciaal niveau voor gemeenten, dicht tegen elkaar aan zitten, wisten we niet goed waar zij precies mee bezig waren, en andersom.”
De afgelopen jaren waren er regelmatig losse ondernemende initiatieven en onderzoeken, waarvoor niet altijd een heldere bestuurlijke opdracht bestond. De Drentse Energietafel (RES) en het portefeuillehoudersoverleg Energie Klimaat en Milieu van de VDG besloten daarom om vanaf 1 januari 2025 gezamenlijk aan één tafel te vergaderen. Daarvoor en daarnaast moest een ambtelijke structuur en samenwerkingsmodel komen. Cécile kreeg in een ‘snelkookpan’-situatie de opdracht om een voorstel te maken voor een meerjarige samenwerkingsstructuur: “Nadat de bestuurlijke overlegtafel al vanaf 1 januari is samengevoegd, is vanaf 1 september de programma-organisatie die deze bestuurders op inhoud bedient in oprichting, onder leiding van de manager.” Als de details en uitwerking daarvan niet op tijd is uitgeregeld, is inhoudelijke voortgang van het Flexteam Drenthe geborgd doordat de huidige (SOK-) constructie dan doorloopt, totdat de nieuwe structuur operationeel is. Dit geldt ook voor het Drents Energieloket (DEL) waarvoor een specifieke overeenkomst is afgesloten.
Een bestuurlijke interventie ten behoeve van meer samenhang in de samenwerking was nodig om inhoudelijke mensen aan de samenwerking te verbinden. Er ontstond wel een lichte wij-zij-dynamiek tussen VDG en RES, mede door aanwezigheid van externe partijen (zoals Enexis en waterschappen) bij RES-overleggen. Cécile: “Het samenvoegen van overleggen riep vragen op over de rol van deze externe partners. Dit is opgelost door hen nu bij een deel van het samengevoegde overleg aan te laten sluiten.”
-
Speelde behalve de structuur ook de inhoud een rol hierbij?
In de organisatie van meer samenhang in de samenwerking kwam de focus en trigger uit de wens tot bestuurlijke harmonisatie. Maar die kwam wel voort uit de inhoud. Cécile licht toe: “De opdracht was om een voorstel te doen voor een nieuwe samenwerkingsstructuur. Die moet logischerwijs aansluiten bij de inhoud en recht doen aan de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen. Het was dus niet de opdracht om de inhoud verder uit te diepen. Tegelijk moest de aansluiting bij die inhoud er uiteraard wel zijn. Je kan het natuurlijk ook niet helemaal los van elkaar zien. Vragen hebben vrijwel altijd (ook) een inhoudelijke kant: waar willen we in samenwerken, en waartoe, wat is provinciale taak en waar blijft gemeentelijke autonomie leidend? Is dat eigenlijk wel goed in beeld?”
Cécile: “Deze vragen hebben we in beeld gebracht en uitgebreid besproken met alle betrokken medewerkers. Het belangrijkste doel van de nieuwe structuur was het aanbrengen van scherpte in opdrachtgever-opdrachtnemerschap van de zaken die de overheden en partners gezamenlijk aanpakken. In de structuur is helder onderscheid gemaakt tussen bestuurlijke besluiten, ambtelijke voorbereiding en de bedrijfsvoering in de samenwerking. Die geeft een basis om de hoofdvraag richting de toekomst te beantwoorden: (hoe) kunnen we binnen de samenwerking een enorme inhoudelijke opgave haalbaar en schaalbaar maken, en welke heldere afspraken in de samenwerking zijn daarvoor nodig?” Daarbij is volgens Cécile een interessante rol weggelegd voor de provincie: “Die heeft een aanjaagfunctie, maar zonder goed overzicht bestaat het risico dat dit ongemerkt verschuift naar eigenaarschap. Er is constant aandacht nodig voor rolduidelijkheid en het voorkomen van (impliciete en niet afgestemde) rolverschuiving.”
-
Welke specifieke aandachtspunten zijn er voor doorontwikkeling Flexteam Drenthe?
Er zijn afgelopen jaar twee evaluaties van het Flexteam uitgevoerd, intern en extern. Daarbij was sowieso een constatering dat de periode waarover moest worden geëvalueerd wel erg kort was. Jolanda en Cécile leggen uit: “Centraal stonden de vragen: op welke wijze geeft het Flexteam invulling aan de ondersteuning van gemeenten bij hun opgave, hoe gaan we daarbij werken en wanneer doen we de juiste dingen? Anders gezegd: hoe bewijzen we in zo een korte tijd het bestaansrecht voor gemeenten van het Flexteam?”
De evaluaties resulteerden in een aantal waardevolle inzichten. Jolanda: “In het algemeen zijn gemeenten het Flexteam zeker gaan waarderen. Er was simpelweg behoefte aan flexibel in te schakelen menskracht om gemeenten te ondersteunen bij opzetten en uitvoeren van warmteprogramma’s. Gemeenten zijn en blijven zelf verantwoordelijk, maar er is wel ondersteuning vanuit het Flexteam en dat komt goed uit. Dat team fungeert ook steeds meer als expertisecentrum. Het was in het begin even wennen, van beide kanten. Dat was ook te merken aan de moeite die gemeenten soms hadden met het goed formuleren van opdrachten. Zodra ze dat beter in de vingers hebben is de kans op succes ook groter.”
Het lijkt nog te vroeg om een goede conclusie te trekken of het uiteindelijke doel – ‘snel, efficiënt, en doelmatig de warmtetransitie in Drenthe te bewerkstelligen door meer capaciteit beschikbaar te stellen aan Drentse gemeenten’ – dichterbij is gekomen. Dit gaat over de uiteindelijke impact op langere termijn. Je mag niet verwachten dat daar na een jaar al veel over was te melden. Jolanda: “Dat was een lastig punt. Het was wenselijk om zo goed mogelijk zicht te hebben of het werkt, maar ook erg weinig tijd om dat aan te kunnen tonen. Dus de wens tot inzicht was logisch, maar het voldoen eraan niet makkelijk. We zien nu ook scherper dat de warmtetransitie een lange adem kent met veel onzekerheden.”
-
Hoe beïnvloedt de veel genoemde arbeidsmarktkrapte de positie van het Flexteam?
De bemensing ging eerst niet van een leien dakje. Het team is van vier fte gegroeid naar rond de acht fte met wisselingen en veelal jong-professionals in pioniersfuncties. Simpel gesteld: er worden door hen gewoon ‘klussen’ geklaard, die moeten gebeuren. Het is heel waarschijnlijk dat een deel van deze jonge professionals anders lang niet allemaal in de regio waren gebleven voor hun carrière, dus dan zou dat talent voor de aangesloten gemeenten verloren zijn gegaan.
Arbeidsmarktkrapte blijft sowieso een probleem in brede zin. Gemeenten hebben nog steeds moeite om een aantal gewenste fte structureel in te vullen. Dat probleem los je niet gelijk op met de aanwezigheid van het Flexteam. Een andere constatering die gemeenten meegaven in een tussentijdse evaluatie is dat het Flexteam relatief veel jonge mensen heeft, die bepaalde expertise nog missen. Jolanda geeft een reality check: “Je wil de aanwezige (technische) expertise bij senior-professionals niet weghalen bij de gemeenten en de vraag is of ze niet allang voor zichzelf begonnen zijn of bij andere werkgevers werken. Het Flexteam biedt een prachtige basis voor snelle groei in kennis en expertise. Het werken in meerdere gemeenten op verschillende opdrachten binnen één thema (warmtetransitie) is daarvoor de voedingsbodem. Daar pakken die gemeenten dan wel weer een graantje van mee: ze krijgen zo – weliswaar indirect – toegang tot ervaring die in andere gemeenten is opgedaan.”
-
Hoe bevalt het strippenkaartsysteem?
Iedere Drentse gemeente heeft zes strippen voor opdrachten en daarbovenop nog een aantal naar rato van het inwoneraantal. Dat komt neer op tussen de negen en veertien strippen per gemeente, waarmee ze aanspraak kunnen maken op capaciteit uit het Flexteam voor specifieke opdrachten die ze zelf formuleren.
De strippenkaart is als basis gelegd onder de verdeling van werk over de gemeenten bij de start van het Flexteam en wordt tot nu toe gebruikt. Jolanda merkt op dat de evaluaties en tussentijdse rapportages een belangrijk aandachtspunt laten zien: “We zien wel dat het belangrijk is dat het strippenkaartsysteem niet te veel moet worden beoordeeld op transactieniveau”. Het systeem draait niet alleen om het helpen van individuele gemeenten maar is niet voor niks een samenwerkingsverband. Zodra de focus ligt op ‘wat krijg ik als gemeente voor mijn geld’, verlies je sneller de meerwaarde uit het oog van samenwerking, gezamenlijke projecten en ontwikkeling.
Voorbeelden van bredere meerwaarde zijn er zeker. Jolanda legt trots uit: “Er is een databank opgezet met gebiedsprofielen, waar alle gemeenten nu optimaal van kunnen profiteren. We hebben een format ontwikkeld voor het maken van uitvoeringsplannen en warmteprogramma’s en meerdere trainingen aangeboden (SOM, rond sociale transitie) en een onboardingsprogramma opgezet. Daarnaast helpen we gemeenten met het wegzetten van onderzoeken.”
Overigens heeft de plek waar het Flexteam is ondergebracht, namelijk bij de provincie, bijvoorbeeld rond de ontwikkeling van de database grote meerwaarde gehad. Deze is namelijk in nauwe samenwerking met het datahuis van de provincie tot stand gekomen. Al deze voorbeelden geven aan wat mogelijk is geworden door de centrale capaciteit ten dienste van de gemeenten, maar is niet terug te zien als alleen naar de resultaten van de individuele gemeente-specifieke opdrachten wordt gekeken.
-
Zijn er nog andere, operationele, aandachtspunten?
Een bevinding vanuit gemeenten tot nu toe is wel dat ze qua ondersteuning vanuit het Flexteam wat meer behoefte hebben aan ‘senior’ vakinhoudelijke kennis en een centrale kennisbank. Professionals met dergelijke expertise zullen niet snel kiezen voor een plek in een kleine gemeente. Juist dan is een positie op een meer centrale plek logisch, waar wel potentieel een kritische massa is om een functie mee te vullen. Het is een aspect om in het vervolg meer aandacht aan te geven: het zou een interessante carrièrebeweging zijn voor senior experts om vanuit een centraal team meerdere gemeenten van dienst te zijn, zodat die ook niet met elkaar hoeven te concurreren. Aandachtspunt is dan wel dat ze op die plek een bijpassend salaris kunnen krijgen.
Een ander aandachtspunt is dat op bestuurlijk niveau veel was geregeld (SOK), maar dat bedrijfsvoeringsaspecten niet optimaal waren uitgewerkt. In vaktermen: er was te weinig aandacht voor dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s), met zaken als ICT-regelingen, ziekteverzuimregistratie en inkoopvoorwaardes. Sterker nog: een DVO is niet opgesteld. De provincie is uiteindelijk gastorganisatie voor het Flexteam geworden. Jolanda: “Dat had een aantal voordelen en was mogelijk destijds zelfs doorslaggevend om überhaupt van start te kunnen. Maar het heeft ook praktische consequenties, namelijk dat al dit soort bedrijfsvoeringsaspecten onderhevig zijn aan de regels, kaders en (snelheid van) procedures van de provincie als werkgever. En er kunnen situaties zijn en die waren er, waar meer flexibiliteit nodig is om zaken praktisch te regelen.”
-
Hoe gaat het verder met de governance van het vervolg?
Er is een principebesluit, zowel over een volgende fase tot en met 2030 voor het Flexteam, en het samenvoegen van energietafels en gremia in één programma. Dit wordt de komende maanden verder uitgewerkt. Wat komt er dan op tafel?
Jolanda licht de huidige situatie toe: “Binnen het Programma Energie Drenthe werken we dit jaar binnen bestaande begrotingen en SOK’s. Er moet een nieuwe samenwerkingsovereenkomst komen met besluiten over juridische constructie en financiering of misschien wel een andere rechtsvorm. Zo lang dat nog niet is gebeurd, zit in de bestaande SOK’s, zowel het Flexteam als bijvoorbeeld de RES, ruimte om de samenwerking voort te zetten, tot er een nieuwe overeenkomst is.”
Over de definitieve vorm waarin de uitvoeringsorganisaties gaan werken, en daarmee ook het Flexteam, is dus nog geen besluit genomen. Wel is er een besluit over de bredere samenwerking in een overkoepelend programma. Kan dat zomaar? Cécile: “Dit is bewust zo opgeknipt, zodat er nu wel al bestuurlijk besloten is rondom de structuur. De rechtsvorm is namelijk bestuurlijk gezien niet een licht besluit en ook niet even een tussendoor-beslissing. Dit proces is zo ingericht dat besluitvorming in behapbare stappen plaatsvindt. Het is aan de aangestelde manager om dit proces verder vorm te gaan geven. Het is de bedoeling dat in 2025 nog wel een bestuurlijk besluit genomen wordt over de juridische constructie, zodat dit in het voorjaar 2026 kan worden opgenomen in besluitvorming bij de betreffende gemeenten en de provincie.”
De te kiezen vorm ligt dus nog open. Er zijn meerdere smaken te bedenken, inclusief het behouden van de huidige constructie waarbij de provincie voor de uitvoeringsorganisaties de gastorganisatie en werkgever blijft. Of dat toch een grote gemeente deze rol krijgt: dan hebben we het feitelijk over een centrumgemeenteregeling. Maar ook een losstaande entiteit is een optie.
-
Tot slot: wat is de rol van de Vereniging Drentse Gemeenten (VDG)?
De actieve rol van de VDG is een behoorlijk specifiek aspect in de Drentse samenwerking. Naast de initiërende rol binnen de samenwerking op dit domein en het platform voor samenkomst van de bestuurders die met het thema in Drenthe actief zijn, heeft het relatief kleine bureau van de VDG ook een faciliterende rol ten behoeve van het Flexteam.
Jolanda beaamt hoe belangrijk zo’n vereniging kan zijn. “Als aanjager vanuit gemeenteperspectief proberend de neuzen dezelfde kant op te krijgen is heel wenselijk. Het is een succesfactor – naast de rol van de gemeentesecretarissen van de gemeenten en de provincie als facilitator en meedenker in ontwikkeling. Een goede samenwerking kan alleen maar vanuit de wil en verbindende kracht ontstaan. En door gewoon te durven, bijvoorbeeld door zoiets als het Flexteam Warmte neer te zetten.”
