Vacature (directie)secretaresse

Platform31-IVO is dé kennis- en netwerkorganisatie voor gemeentelijke en regionale ontwikkeling. We verbinden beleid, praktijk en wetenschap rondom actuele vraagstukken. Vandaaruit komen we tot een aanpak waarmee bestuurders, beleidsmakers en uitvoerders direct aan de slag kunnen. De resultaten en perspectieven voor beleidsvernieuwing delen we binnen ons netwerk. Sinds 2017 werkt Platform31 nauw samen met onderzoeksinstituut IVO.

Voor het cluster Ondersteuning & Control is Platform31-IVO z.s.m. op zoek naar een enthousiaste:

(Directie)secretaresse (36 uur per week)

Heb jij ervaring als (directie)secretaresse en/of officemanager op HBO werk- en denkniveau. Ervaring met werken in een complexe, hectische omgeving met veelal hoogopgeleide creatieve professionals? Kan je snel inwerken in een nieuwe omgeving en collega’s bewegen (mee) te veranderen in nieuwe processen? Daarnaast ervaring opgedaan in een projectorganisatie? Dan is dit een interessante functie voor jou!

Jouw rol

In deze functie ben je secretaresse voor de algemeen directeur en ondersteun je het MT en de RvT. Naast deze rol werk je ook nauw samen met de collega’s van het algemeen secretariaat (waar jij onderdeel van bent) en het projectsecretariaat (ter ondersteuning van onze inhoudelijke programma’s).

Platform31 is een dynamische organisatie, je moet prioriteiten kunnen stellen en geven aan de diverse werkzaamheden. Daarom zoeken wij voor deze functie een secretaresse die stevig in haar schoenen staat en oplossingsgericht is. Jouw rol is breed en kan naar behoefte van de organisatie uitgebouwd worden.

Jouw taken

  • Dagelijks agendabeheer van algemeen directeur.
  • Ondersteuning van algemeen directeur op gebied van voorbereiding van overleggen en informatie ter voorbereiding op afspraken (veelal met externen).
  • Proactief zaken oppakken, urgentie bepalen en zien welke taken hiermee in verband staan.
  • Ondersteuning MT: voorbereiden en opstellen agenda, stukken verzamelen en notuleren van wekelijks management overleggen en bijwerken van de actie- en besluitenlijst. Bewaken actiepunten.
  • Ondersteuning RvT: voorbereiden en opstellen agenda, verzamelen stukken. Notuleren van de RvT vergaderingen. Opstellen Jaarschema RvT in overleg met de algemeen directeur en voorzitter RvT.
  • Ondersteuning Auditcommissie: voorbereiden en opstellen agenda in overleg met de directeur, verzamelen stukken, notuleren van de Auditcommissie-vergaderingen.
  • Algemene en facilitaire secretariaatstaken als receptiefunctie en telefoon en het projectsecretariaat ter ondersteuning van onze inhoudelijke programma’s.

Platform31-IVO biedt:

Plaform31-IVO is een organisatie met een dynamische werkomgeving met veel flexibiliteit, een informele werksfeer, mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken, inspirerende collega’s, met korte lijnen en volop mogelijkheden tot verdieping van je kennis en verbreding van je netwerk. We zijn gevestigd boven Centraal Station Den Haag.

Het gaat in eerste instantie om een tijdelijk contract voor de periode van één jaar. De functie wordt afhankelijk van kennis en ervaring, gewaardeerd in schaal 8 van de BBRA-salarisschalen CAO Rijk. De aanstelling vindt plaats conform de arbeidsvoorwaarden van Platform31.

Interesse?

Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Jacqueline Ravensbergen via 06 – 5794 3645 of Jacqueline.ravensbergen@platform31.nl

Ben jij wellicht onze nieuwe collega? We zijn benieuwd! Geïnteresseerden kunnen voor 23 mei 2022 reageren. Stuur ons je motivatie met een CV naar hrm@platform31.nl t.a.v. Jacqueline Ravensbergen.