Project secretaresse

Kennis- en netwerkorganisatie Platform31 ziet de trends in stad en regio. We verbinden beleid, praktijk en wetenschap rondom actuele vraagstukken en komen tot een aanpak waarmee bestuurders, beleidsmakers en uitvoerders direct aan de slag kunnen. De oplossingen houden we niet voor onszelf: iedereen profiteert mee van de resultaten. Sinds 2017 werkt Platform31 nauw samen met onderzoeksinstituut IVO.

Voor het cluster Ondersteuning & Control is Platform31-IVO op zoek naar een enthousiaste:

Project secretaresse 36 uur per week

(32 uur behoort tot de mogelijkheid)

Jouw rol

Als project secretaresse fungeer je als de ‘spin in het web’. Je bent verantwoordelijk voor de projectadministratie, communicatie met internen en externen in projecten en de brede ondersteuning van inhoudelijk verschillende projecten. Je beantwoordt vragen vanuit onder meer de projecten en je ondersteunt bij de organisatie van trainingen en bijeenkomsten: met uitnodigingen, reminders, het verwerken van aanmeldingen, het regelen van de locatie, catering en eventuele technische ondersteuning. Daarnaast zorg je voor, of help je bij communicatie-activiteiten.

Jouw taken

  • Agendabeheer en waar nodig notuleren van bijeenkomsten;
  • Algehele ondersteuning projectleider bij internen en externen projecten;
  • Voorbereiden en organiseren van zowel online als fysieke bijeenkomsten van a t/m z behoort tot het takenpakket en tevens eerste aanspreekpunt;
  • Houdt afgesproken opleverdata en deadlines in beeld aan de hand van een draaiboek;
  • Zorgt voor, of help bij dagelijkse communicatie-taken zoals het checken van teksten op de website;
  • Algemene en facilitaire secretariaatstaken als receptiefunctie en telefoon.

Gezochte kennis en ervaring

  • Ervaring als coördinerend project secretaresse en/of officemanager;
  • HBO-werk en denkniveau;
  • Ervaring met Exact synergy tbv het registreren van projectbeschrijvingen;
  • Ervaring met werken in complexe, hectische omgeving met hoogopgeleide professionals;
  • Kan snel inwerken in een nieuwe omgeving en kan collega’s bewegen (mee) te veranderen; in nieuwe processen;
  • Ervaring met werken in projectorganisatie is een pre.

Platform31-IVO biedt:

Plaform31-IVO is een organisatie met een dynamische werkomgeving met veel flexibiliteit, een informele werksfeer, inspirerende collega’s, met korte lijnen en volop mogelijkheden tot verdieping van je kennis en verbreding van je netwerk. We zijn gevestigd boven Centraal Station Den Haag.

Het gaat in eerste instantie om een tijdelijk contract voor de periode van één jaar. De functie wordt afhankelijk van kennis en ervaring, gewaardeerd in schaal 8 van de BBRA-salarisschalen CAO Rijk. De aanstelling vindt plaats conform de arbeidsvoorwaarden van Platform31.

Interesse?

Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Jacqueline Ravensbergen via 06 5794 3645 of jacqueline.ravensbergen@platform31.nl.

Ben jij wellicht onze nieuwe collega? We zijn benieuwd! Geïnteresseerden kunnen tot uiterlijk 13 december 2021 reageren.
Stuur ons je motivatie met een CV naar hrm@platform31.nl t.a.v. Jacqueline Ravensbergen.

Platform31 kantoor