Vijf tips bij monitoring en evaluatie
“Moeten we niet iets met monitoring en evaluatie (M&E)?” Het is een veelgehoorde vraag in gemeenteland, waarop vaak een weifelend antwoord volgt. Want hoe en waar begin je? Platform31 en Rebel Group schreven met Het Vizier – Monitoring en evaluatie: van opties tot plan een praktische handleiding voor het starten met M&E. Die helpt je te bepalen wat je zou willen weten. Bijvoorbeeld wat die nieuwe interventie of pilot in het sociaal domein écht oplevert. En of die nieuwe aanpak daadwerkelijk meer klantgericht, integraal en kostenefficiënt is. Vijf tips uit de gemeentelijke praktijk voor een vliegende start en waardevolle opbrengst.
- Start zo vroeg mogelijk
In de praktijk wordt vaak pas nagedacht over het monitoren en evalueren in het eindstadium van een pilot of programma, terwijl de beginfase eigenlijk het meest natuurlijke moment is om na te denken over wat dit precies voor wie moet opleveren. Een goede M&E-start al dus bij de aanvang van een programma of project. Als je tevoren bedenkt wie je wilt bereiken en waarvoor zij de resultaten willen gebruiken, is het een kleine stap naar welke data je daarvoor moet monitoren. Dat scheelt later zoeken naar data die je misschien nooit hebt bijgehouden. Projectleiders willen bijvoorbeeld van het monitoren en evalueren kunnen leren, wethouders willen vooral met hun beleid of aanpak scoren. Die twee doelgroepen vragen om andere inzet van M&E. Maak daarom het liefst bij aanvang al meteen een M&E-plan, waarin staat met welk(e) doel(en) en voor welke doelgroep(en) je gaat monitoren en evalueren. En bepaal pas daarna welke data je daarvoor nodig hebt of welk instrument je gaat gebruiken. - Start klein en houdt het simpel (als het niet anders kan)
Vaak is het budget voor M&E minimaal of ontbreekt het volledig. Ook kan het gevoel van urgentie ontbreken binnen de ambtelijke organisatie. Dat hoeft de M&E niet in de weg te staan. Een kleine en simpele manier van monitoren en evalueren kan ook heel waardevol zijn. Misschien zijn daarvoor wel bestaande data voorhanden. Let op dat je die data in verband kunt brengen met het project of programma; anders heb je er niets aan. Ook een simpele evaluatie staat of valt met een goed verhaal bij de cijfers. Haal daarom ook verhalen uit de praktijk op. Voer bijvoorbeeld gesprekken met de doelgroep en betrokken partijen. Hoe ervaren zij dat het gaat? Hoe beoordelen zij de data? - Zoek kenniscentra op
Een samenwerking met een hogeschool of universiteit kan uitkomst bieden als er in de eigen organisatie onvoldoende kennis over monitoren en evalueren is of het budget en de menskracht voor M&E beperkt is. Jouw pilot of programma kan voor studenten een interessant studieproject opleveren. Onderzoekers kunnen misschien meedenken over de opzet van de evaluatie of (een deel van) de evaluatie doen. Ook als de raad geen zelfevaluatie accepteert, kan het inschakelen van een hogeschool of universiteit een optie zijn. - Speel in op veranderingen
Het is vaak een continue opgave om innovatieve projecten of programma’s overeind te houden. Met monitoren en evalueren kun je al doende leren in de experimenteerfase en leerpunten gebruiken voor verbetering en aanscherping van de aanpak. Houd ook rekening met die steeds veranderende omgeving in het bepalen van de focus in je M&E en pak regelmatig je monitorplan erbij. Misschien moet je tussentijds herijken en wijzigen voor wie en waarom je de M&E doet. Dat kan ook betekenen dat voortaan andere data nodig zijn. - Heb oog voor de strategische meerwaarde
Monitoren en evalueren heeft ook een strategische betekenis. De financiële en/of maatschappelijke kaders en politieke en/of bestuurlijke setting kunnen in de tijd wijzigen. Soms blijkt bijvoorbeeld later dat andere vragen meer politiek interessant en actueel zijn. Daarmee kan ook het monitoren en evalueren in een nieuw daglicht komen te staan. Stel daarom regelmatig de vraag: wie moeten we meekrijgen en met welke informatie over het project overtuigen we? Doe dat zeker in de fase van borging van een project of programma, en als er sprake is van een nieuw bestuur of wisseling van wethouders.
Pak Het Vizier erbij
Het Vizier – Monitoring en evaluatie: van opties tot plan is een praktische handleiding voor het monitoren en evalueren van aanpakken in het sociale domein. Het vormt een overzichtelijk stappenplan met heldere checklist voor het scherpstellen en tussentijds bijsturen van de M&E.
