Vergunningverlening in 8 weken, hoe doe je dat?

De initiatiefnemer schudt de hand van de gespreksleider en neemt plaats aan de grote, ronde tafel. Zijn architect, met onder de arm het concept-ontwerp van het bedrijfsverzamelgebouw, volgt zijn voorbeeld. Een nerveus knikje naar de mensen die al zijn aangeschoven: de bestemmingsplanjurist, de voorzitter van de buurtvereniging, de dame van de provincie, de directeur EZ… De initiatiefnemer merkt dat hij gespannen is. Aan deze tafel zal over één, misschien twee uur worden beslist of het gewenste bedrijfspand, dat 13 m2 groter is dan het bestemmingsplan toelaat, er mag komen. Hij is benieuwd of het nodig is om te zinspelen op de alternatieve locatie die hij in een buurgemeente onder optie heeft. “Onze grondhouding is positief”, zo heeft de casemanager hem vooraf verzekerd. “We kijken met een integrale blik en gaan uit van de Ja, mits-gedachte.” Maar wat wordt de mits?

Het had zomaar de trailertekst van de Omgevingstafel-simulatiescene kunnen zijn, die zich tijdens de laatste G40-leerkring Omgevingswet afspeelde. In de regierol: Hanneke Kunst en Yousuf Yousufi van de VNG. De cast: programmamanagers OW en hun collega’s uit het VTH-domein. Het plot is oeroud en welbekend in de Nederlandse gemeentehuizen: er ligt een complex initiatief voor, de initiatiefnemer wil een vergunningaanvraag gaan indienen en de gemeente beraamt zich op haar positie. Nieuw is de dialoog die de gemeente aangaat en de adviserende houding, die ze haar ‘toetsgrage’ collega’s maant te nemen. En ook nieuw, vanaf 2021 althans, is het krappe tijdspad. Want zodra de initiatiefnemer zijn aanvraag indient, moet de vergunning binnen 8 weken al dan niet worden verleend.

De Omgevingstafel is onder leiding van de VNG ontwikkeld om in het geval van een complexe vergunningaanvraag (30 procent van de gevallen) aan de eisen van de Omgevingswet te kunnen voldoen. De basisprincipes zult u herkennen uit de simulatiescene hierboven: de gebruiker of vrager staat centraal, de dialoog aangaan vóórdat de aanvraag is ingediend, integrale advisering en ‘samen’: mét de initiatiefnemer, met ketenpartners, met belanghebbenden. Hanneke Kunst ziet het als een goed experiment om te oefenen met anders werken. “De simulatie laat adviseurs eerste ervaring opdoen met ‘integraal kijken’, het voeren van de dialoog en het zoeken naar oplossingen. Daarnaast ga je nadenken over de invulling van het proces en de rollen daarin.”

Eén ingang met de Wegwijzer

Het Omgevingstafel-proces vindt plaats vóórdat de initiatiefnemer de aanvraag indient. Het eerste contact van de initiatiefnemer met de gemeente is daarom cruciaal. Voor de gemeente is het op dat moment zaak om complexe initiatieven te signaleren het ‘voortraject’ in te leiden. Dat lukt het best met één duidelijke ingang, terwijl dat er nu wel vijftien kunnen zijn. “Bij ons is dat de Wegwijzer op de gemeentelijke website”, vertelt Yousuf Yousufi die ook voor de gemeente Zaanstad werkt. “Initiatiefnemers worden daar door al onze medewerkers naartoe gestuurd. Ze vullen een beslisboom in, waarna ze worden geïnformeerd over het te doorlopen proces. Zo komen de complex gevallen terecht bij een intakeformulier. Als dat is ingevuld en verstuurd, start het initiatieventeam van de gemeente het voortraject op.”

“Maar je kunt een initiatiefnemer toch niet verplichten tot een voortraject?”, aldus enkele kritische toehoorders. Dat klopt, geven Kunst en Yousufi toe. En dan sta je als gemeente wel mooi voor het blok en moet je binnen 8 weken kleur bekennen. Wat doe je dan? “Je volgt een vergelijkbaar proces, inclusief een omgevingstafel”, aldus Kunst. ‘De laatste stap is dan echter het besluit in plaats van het indienen van de aanvraag. Omdat er vooraf geen dialoog heeft plaatsgevonden, is de kans op een negatief besluit aanzienlijk groter. Of de initiatiefnemer komt al tijdens de intake of de dialoog tot de conclusie dat er aanpassingen nodig zijn en trekt de aanvraag in. Weg tijdswinst. Terwijl een goed ‘voorgebakken’ vergunningaanvraag niet eens 8 weken nodig heeft om het stempel ‘verleend’ te krijgen."

Snelservice in Zaanstad: de digitale omgevingsvergunning

Voor de inwoner die slechts een eenvoudige verbouwing wil – denk aan de plaatsing van een dakkapel of zonnepanelen – is zo’n voortraject natuurlijk een brug te ver. De 70 procent van de gevallen die niet complex zijn, worden in Zaanstad afgehandeld volgens de snelserviceformule. Yousufi: “eenvoudige aanvragen komen via de Wegwijzer uit bij een digitaal vergunningenloket van leverancier BLITTS. Met BLITTS kun je als gemeente een vergunning volledig digitaal laten indienen, toetsen en automatisch verlenen. De burger heeft in een kwartier een vergunning en bespaart tijd, terwijl de gemeente fors op interne kosten bespaart. Alleen de publicatie en de legesheffing liggen nog op het bordje van de vergunningverlener, die zo zijn tijd kan besteden aan de Omgevingstafels voor de complexe initiatieven.”

Best practices op de kaart

De voorbeelden van de VNG en Zaanstad inspireren en zorgen voor veel gespreksstof. Hoe werkt de juridische borging van een Omgevingstafeldialoog? En welk leges en kostenverhaal past er bij de nieuwe wijze van vergunningverlening? Uit de zaal blijkt dat meer gemeenten antwoorden aan het formuleren zijn op deze vragen. Zoals in Tilburg, waar complexe gevallen het proces van de ‘Keten Stedelijke Ontwikkeling’ doorlopen. Voor dat traject heeft de organisatie 40 uur beschikbaar, waarna een dienstverleningsovereenkomst wordt gesloten. In Deventer proberen ze in complexe gevallen juist zo snel mogelijk een intentieovereenkomst te tekenen. Tijdens de leerkring werden deze en andere best practices uit de G40-steden letterlijk op de kaart gezet.

Ook de rol van de bestuurder passeert de revue. Wanneer en hoe is die betrokken bij het Omgevingstafelproces? Yousufi kiest tijdens zijn verhaal het perspectief van de initiatiefnemer. "Vraag je die in de huidige situatie naar wat hij doet als hij snel, goedkoop en zonder gedoe een vergunning wil, dan luidt het antwoord: ‘de wethouder inschakelen.’’ Het alternatief van de omgevingswettafel is dan toch wel zo transparant, waarbij het voor de hand ligt dat de ambtenaren het initiatief voorbespreken met de portefeuillehouder. “Ik zou als wethouder in elk geval niet aan tafel willen zitten”, laat één van de deelnemers aan de simulatie vallen. Het blijkt te gaan om een ervaringsdeskundige, met vijftien wethoudersjaren op het cv: aan hem het laatste woord.