Sprintend naar de finish: Hoe Hoorn 'scrummend' meters maakt richting de inwerkingtreding van de Omgevingswet
Dankzij de Scrum-werkwijze is gemeente Hoorn al een heel eind op weg met de implementatie van de Omgevingswet. De gemeente gebruikt de methode voor de implementatie van de wet. In het bijzonder wordt Scrum ook ingezet voor een nieuw goed werkend, op het landelijk Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) aangesloten vergunningensysteem. Sinds eind 2019 werkt Hoorn met deze methode. Door met interdisciplinaire teams, inclusief softwareleveranciers, te werken op verschillende Scrumborden tegelijkertijd, maakt de gemeente de grote opgave behapbaar. Dankzij deze Scrummethode had de gemeente Hoorn de destijds beoogde inwerkingtredingsdatum van 1 januari 2021 kunnen halen. Het uitstel tot op zijn vroegst 1 januari 2022 biedt de mogelijkheid om het digitale stelsel nog beter in te vullen en te testen bij ketenpartners en gebruikers.
De Scrummethode is een werkwijze die voor gemeente Hoorn erg goed uitpakt. Chantal Cuppen (Teammanager team Vergunningen en Bouwtoezichten programmamanager Omgevingswet) en Mariska Dijkman (Casemanager Omgevingswet) van de gemeente Hoorn lichten toe wat hun ervaringen zijn met deze werkmethode. Wat maakt Scrum een geschikte werkwijze voor deze opgave, hoe worden de samenwerkingen aangegaan met leveranciers en andere partijen en wat zijn de belangrijkste lessen van de afgelopen jaren?
Om te beginnen, waar staan jullie nu (eind april 2021), een half jaar vóór de beoogde invoering en 17 maanden na het startschot van de Scrumwerkwijze?
Chantal Cuppen: “We zitten op dit moment in sprint nummer 17. Dat betekent dat we al 17 maanden onderweg zijn. In eerst instantie was het wat onwennig bij veel mensen. Maar nu zijn we met een groot deel van de organisatie hard bezig. We werken op vier Scrumborden tegelijkertijd (zie kader). Iedere maand hebben we ontzettend veel resultaten waarmee we ook naar de raad gaan. Dus uiteindelijk zijn we met bijna de hele organisatie op dienstverlening actief. Samen met allemaal ‘bloedgroepen’ die je normaal gesproken lastiger aanhaakt, gaan we volle bak vooruit."
Mariska Dijkman: “We zijn inderdaad hard aan het ontwikkelen. Samen met softwareleverancier Centric heeft Hoorn een werkend vergunningsproces in Centric Leefomgeving vormgegeven. Het voordeel van het uitstel is dat we medio dit jaar afscheid nemen van het huidige systeem. Een kapvergunning kan bijvoorbeeld nu al worden afgehandeld in het nieuwe systeem. We verwachten over twee maanden het hele proces up-and-running te hebben. We werkten vanaf het begin al toe naar een beeld waarin we hybride kunnen werken, met het huidige en nieuwe systeem. Het kost wel extra inzet om het huidige systeem goed op het nieuwe te laten aansluiten. Daarom is de samenwerking met Centric nauw en zijn zij ook betrokken in de Scrum methode. De leveranciers en andere externen horen echt bij het team".
Chantal Cuppen: “We werken nog steeds op de dezelfde manier als 17 maanden geleden. Er is een Scrummaster die het proces intensief begeleidt, maar ik denk dat we nu voldoende getraind zijn om het straks zelfstandig voort te kunnen zetten.”
Scrum en agile
Scrum is een werkmethode om producten op een flexibele manier te ontwikkelen en komt uit de ICT-wereld. De essentie: multidisciplinaire teams die in korte sprints van circa vier weken aan (deel)producten werken. Het opdelen van de productontwikkeling in sprints zorgt voor flexibiliteit, die gewenst is wanneer de wensen en eisen die aan het product worden gesteld vooraf niet bekend zijn. Of wanneer snel veranderende omstandigheden deze wensen en eisen kunnen doen wijzigen tijdens de ontwikkeling. De belangrijkste rollen bij Scrum zijn de product owner (opdrachtgever), het expert team (het zelforganiserende, multidisciplinaire ontwikkelteam) en de Scrum master (de procesbegeleider). Daarnaast kent de methode talloze rituelen en instrumenten. Ook in processen buiten de ICT wordt de Scrummethode steeds vaker toegepast wanneer er sprake is van multidisciplinariteit, onzekerheid en complexiteit. Scrum past binnen de principes van de agile-softwareontwikkeling, waarin de agility of behendigheid van processen centraal staat.
Wat maakt de Scrum-methode geschikt voor de opgave van de Omgevingswet?
Chantal Cuppen: “Een paar jaar geleden heb ik een cursus Scrum gehad, vanwege mijn rol als procesbegeleider. Ik besefte dat dit een handige werkwijze zou zijn voor de implementatie van de Omgevingswet. Onze informatiemanager was ook enthousiast en toen zijn we begonnen. Inmiddels denk ik dat deze methode voor veel opgaven geschikt is wanneer meerdere disciplines moeten samenwerken onder een tijdsdruk. Ikzelf zou deze werkmethode ook eens willen testen in de gebiedsontwikkeling. Voor de opgave van de Omgevingswet is Scrum geschikt omdat de Omgevingswet heel alomvattend is. Er moet veel veranderen. Het grote voordeel is dat we op alle borden tegelijk aan het schakelen zijn. We hebben experimenten met de omgevingstafel, we hebben in de samenwerkingsruimte het DSO al dingen gedaan en we werken veel met externe partijen samen. Als de wet op 1-1-21 ingevoerd zou worden, dan hadden we nog niet alles voor elkaar gehad, maar dan hadden we het gered.”
Eén van de Scrumteams richt zich op vergunningen. Neem ons eens mee, hoe functioneert zo’n team in de dagelijkse praktijk? En welke teams zijn er nog meer?
Mariska Dijkman: “Wij hebben vier Scrumteams met vier productowners. Team 3 gaat over het vergunningproces. De andere teams zijn: ‘van binnen naar buiten werken’, Omgevingsplannen en ”bijzondere processen” waaronder bijvoorbeeld de Omgevingstafel valt. Eén medewerker kan in verschillende teams zitten. De teams zijn divers en multidisciplinair. Team 3 bestaat bijvoorbeeld uit een plantoetser, informatiemanager, jurist, technisch applicatiebeheerder, iemand van Centric en een toetser die de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie test. De teamsamenstelling wisselt door de tijd. Iedere vier weken bespreek je met elkaar wat je taken zijn en hoeveel tijd je daarvoor hebt. Aan het eind van de maand presenteren we wat we hebben gedaan aan elkaar en aan de stakeholders zoals de ambtelijk opdrachtgever en de Veiligheidsregio. Op dat moment bekijken we ook waar we staan in het proces en waar we taken aan elkaar kunnen overdragen. “
Chantal Cuppen: “Met Scrum bepaal je per sprint wat je gaat doen, je weet precies wat er van jou verwacht wordt. Op basis van de opbrengsten kan je steeds weer verder. Het is een handige tool voor multidisciplinaire processen waar tijdsdruk een rol speelt. We maken daarbij gebruik van de organisatieapp Trello, op deze digitale Trello-borden kunnen we overzichtelijk zien wat de prioriteiten zijn.”
De teams zijn multidisciplinair. Wat levert dat op?**
Mariska Dijkman: “Het grote voordeel van de multidisciplinaire teams is dat alle lagen van de organisatie betrokken zijn. Je ziet inmiddels dat mensen zelf ook makkelijker gaan schakelen tussen afdelingen. Het is een natuurlijke manier van verandering van houding. Ook communicatie en een gedragsbeïnvloeder zitten in de teams. Het voordeel van de multidisciplinaire teams is ook dat je elkaar scherp houdt.”
Met Scrum het vergunningsproces voor bomenkap vormgeven
Aan de hand van het voorbeeld ‘vergunningverlening voor het kappen van bomen’ laten we zien hoe de Scrumteams samenwerken aan een opgave. Voor het kappen van een boom kent elke gemeente eigen juridische regels. Regels die vaak niet eenvoudig te begrijpen zijn voor inwoners. De regels bepalen of wel of niet een vergunning aangevraagd moet worden.
In het DSO kunnen inwoners en ondernemers straks antwoord krijgen op vragen als: ‘Mag ik deze boom kappen? Of heb ik daar een vergunning voor nodig? Initiatiefnemers doorlopen hiervoor vragenbomen in het Omgevingsloket. Om de vragenbomen zo gebruiksvriendelijk mogelijk te laten werken, moeten overheden hun juridische regels omzetten naar toepasbare regels. Dit betekent het vertalen van de juridische regels op zo’n manier dat eenieder deze begrijpt. Om dit te realiseren gingen meerdere teams aan de slag met verschillende taken.
Team 1 heeft in het Scrumproces een vertaling gemaakt van de juridische regels van bomenkap naar toepasbare regels. En heeft deze vervolgens verwerkt in een vragenboom. Deze vragenboom wordt door team 1 gekoppeld aan het DSO. Een initiatiefnemer kan zo via het Omgevingsloket bepalen of hij een vergunning nodig heeft of niet. Als er een vergunning noodzakelijk is dan kan de initiatiefnemer via het omgevingsloket een aanvraag indienen voor het kappen van de boom.
Team 3 heeft het (Hoornse)vergunningproces geïmplementeerd in een nieuw ontwikkeld vergunningensysteem, Centric Leefomgeving (CLO). Dit vergunningensysteem wordt geleverd door Centric en doorontwikkeld samen met de gemeente Hoorn. Centric neemt deel aan het Team 3 binnen ons scrumproces. CLO wordt vervolgens door team 3 gekoppeld aan het DSO, zodat nieuwe vergunningaanvragen geautomatiseerd in CLO worden “geschoten”.
Een initiatiefnemer kan nu een vergunningcheck doen om te controleren of de boom gekapt mag worden. Als een vergunning noodzakelijk blijkt te zijn, dan kan de initiatiefnemer deze gelijk indienen, waarbij de aanvraag direct terecht komt in het vergunningsysteem, CLO. En hiermee is de cirkel rond, team 1 en team 3 hebben zo gezamenlijk een klantreis gecreëerd.
Jullie begonnen eind 2019 met scrummen. Al na een paar maanden moest er worden geanticipeerd op corona. Hoe pakte dit uit?
Mariska Dijkman: “Eerst stond het natuurlijk even op zijn kop. Maar corona en het thuiswerken heeft niet de snelheid uit het proces gehaald. De standups en de demo’s kunnen prima via de digitale mogelijkheden zoals MS Teams gedaan worden. Sterker nog: we deden dat vanaf het begin al digitaal, in plaats van met post-its en flip-overs.”
Wat was er nodig om de samenwerking met leveranciers van buiten de gemeente goed te organiseren?
Chantal Cuppen: “Er is bij het bestuur om een opdracht en om écht commitment gevraagd. In eerste instantie werd ook het moment van oplevering vastgelegd. Met softwareleverancier Centric is ook vastgelegd dat we volgens de methode van Scrum werken. Zij zijn daar goed mee bekend.”
Mariska Dijkman vult aan: “Voor samenwerking met externen geldt dat het momentum er moet zijn. Het heeft niet veel zin om een partij erbij te betrekken als die partij nog niet zo ver is. Dat moet je in de gaten houden. De ketenpartners zitten bijvoorbeeld niet in de Scrumteams, wel houden we de lijnen kort via de demo’s waarvoor ze uitgenodigd zijn. Zo kun je kansen pakken wanneer die zich voordoen. Dat is sinds een tijdje het geval met de Veiligheidsregio, met hen zijn we nu aan het testen, terwijl een half jaar geleden de eerste communicatie al was gestart.”
Testen jullie de software ook bij gebruikers?
Mariska Dijkman: “Jazeker. Een goed voorbeeld hiervan zijn de toepasbare regels, dit zijn juridische regels die voor eenieder begrijpelijk zijn. In het geval van bomenkap: meerdere teams werken aan een deel van het kapproces. Hoe ga je het toetsen of de vertaling van de juridische regels voor bomenkap duidelijk zijn? Dat is in een vragenboom gevat. Daar is een link van gemaakt die we hebben rond gestuurd. Via een vragenlijst zoeken we uit hoe de gebruiker de vragenboom ervaart. De feedback daarop is heel nuttig en die verwerken we.”
Chantal Cuppen vult aan: “We analyseren drie type klantreizen: Jochem (een medewerker van de gemeente met veel kennis over de regels en digitaal vaardig), de broer van Jochem (digitaalvaardig) en de moeder van Jochem (niet digitaal vaardig). Bij ieder product gaan we na of het voor deze drie type klanten duidelijk is.”
Welke lessen die jullie al scrummend hebben geleerd, willen jullie meegeven aan andere gemeenten
Mariska Dijkman: “Door het werken in interdisciplinaire teams ga je anders naar dingen kijken. Zo val je al snel terug in jargon, maar omdat er ook collega’s vanuit communicatie en dienstverlening meedoen werk je aan een product dat voor iedereen te begrijpen is.”
Chantal Cuppen: ‘In eerst instantie was niet iedereen enthousiast, sommigen huiverden vanwege de extra overlegtijd. Daarom hebben we ook bij de teammanagers om commitment gevraagd. Uiteindelijk gaan met Scrum de overleggen heel efficiënt, in een kwartiertje bespreek je heel veel."
Mariska Dijkman: “Een van de Scrumteams heeft tussendoor tijdelijk op stand by gestaan, vanwege de hoge werkdruk van de medewerkers in dat team. Het team is inmiddels herstart en zit er weer veel energie in. Wat blijkt is dat de Scrummethode zich bij uitstek leent voor een werkvloer waar de werkdruk onvoorspelbaar is. Namelijk omdat je per sprint – dus elke vier weken – bespreekt wat er te doen staat én wat realistisch is gelet op ieders agenda. We stemmen dus met regelmaat af over het gesprek en de samenwerking, niet slechts over de inhoud."
Chantal Cuppen vat samen: “De Scrummethode is ideaal voor ontwikkelprocessen waarin nog niet bekend is hoe het eindproduct er precies uitziet. Zo’n duurloop vraagt om flexibiliteit om in te kunnen spelen op veranderende behoeften en omstandigheden. De sprints die je in Scrum maakt, bieden die flexibiliteit zonder dat je het doel uit het oog verliest: een werkendende vergunningketen voor inwoners van de gemeente Hoorn. En na heel wat sprints ruiken we de finish!"
DSO
Het Digitaal Stelsel Omgevingswet wordt hét digitale loket voor de fysieke leefomgeving en vervangt onder meer het huidige Omgevingsloket online. Vanaf 1 januari 2022 moeten alle gemeenten erop zijn aangesloten. Straks biedt het DSO zowel overheden als initiatiefnemers een overzicht van regels, beleid en vergunningen op een bepaalde locatie. Daarmee draagt het DSO bij aan het eerste verbeterdoel, namelijk een inzichtelijk omgevingsrecht. Ook helpt het nieuwe digitale stelsel bij een snellere besluitvorming (verbeterdoel 4), bijvoorbeeld door digitale vergunningverlening te faciliteren.
