Oefenen met samenwerken essentieel

De meerjarenagenda ‘beschermd wonen en maatschappelijke opvang’ opgesteld op initiatief van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, heeft als uitgangspunt dat we als samenleving mensen met psychische problematiek, verslaving en/of licht verstandelijke beperkingen een passende woning in de wijk moeten bieden. Vaak wordt er voor de oplossing van deze opgave als eerst naar de corporaties gekeken. Maar met alleen woningen voor deze doelgroep zijn we er niet. Corporaties zijn ook afhankelijk van de inzet van zorginstellingen, de gemeente en het wijknetwerk. In dit interview met Yvonne van Wijk, Marieke van den Berg (beide ambtenaar in Hengelo) en Frans Grobbe, expert op het gebied van meerpartijensamenwerking, vragen we naar de ervaringen met het praktijklab over samenwerken in Hengelo. “Uitwisseling over de inhoud van beschermd wonen was volop gaande. De aandacht voor het proces van samenwerken was in Hengelo beperkt. Toch bleek dit cruciaal om belangrijke vervolgstappen te zetten en impasses te voorkomen.”

Yvonne van Wijk en Marieke van den Berg, beide gemeentelijk beleidsambtenaar wonen en sociaal domein in Hengelo, hebben een breed afstemmingsoverleg georganiseerd met vertegenwoordigers van zorgondernemers, een woningcorporatie en een welzijnsinstelling over de uitstroom ‘beschermd wonen’. Dit overleg was onderdeel van een praktijklab voor ‘kennisondersteuning voor meerpartijensamenwerking’ bij de uitstroom ‘beschermd wonen’. Professionals gingen in dit praktijklab onder begeleiding van Frans Grobbe aan de slag om te oefenen in de eigen praktijk. Frans Grobbe vertelt: “Bij procesregie is het de kunst om de inhoud, relaties en procedures gelijk met elkaar op te laten lopen. In de meerpartijensamenwerking is geen sprake van een leider, geen hiërarchie of een bestendigde praktijk van overleg en besluitvorming. Dat maakt dat je naast een inhoudelijke werkagenda moet afstemmen hoe je aan de slag gaat, welke punten je aanpakt en hoe je dit terugkoppelt aan de interne organisatie.”

Veel inhoud, weinig samenwerking

De procesbegeleider, Frans Grobbe van AO Organisatieontwikkeling, constateert bij de start van het praktijklab in de zomer van 2018 dat er al veel inhoudelijke voorstellen zijn gedaan maar nog weinig werkrelaties rond die inhoud zijn ontwikkeld. De gemeente stelde twee beleidsdocumenten op: de ‘Woonvisie Hengelo 2016-2026: Goed wonen in het Hart van Twente’ met een paragraaf wonen met zorg en de Wmo-nota ‘Met respect’ (2014). De beleidsambtenaren kregen de taak om van deze beleidsnota’s een meerjarenprogramma wonen en zorg te maken. Dit leverde een voorlopige werkagenda op met tien inhoudelijke opgaven. Deze lijst is samen met de maatschappelijke partners verder uitgewerkt. De partijen vroegen zich af: Wat is de volgende stap? Grobbe stelde voor om:

1. de hoeveelheid onderwerpen uit de werkagenda terug te brengen tot een drietal zwaartepunten.
2. te bespreken of de overlegstructuur voor de prestatieafspraken kon worden gebruikt om op voort te bouwen (dit mede vanwege het ontbreken van een lokale overlegstructuur).

Waarom stelde je deze aanpak voor?
“Het was een te brede inventarisatie geworden, elke partij had zijn verlanglijst ingediend. Dat is logisch in de eerste fase. Maar dan zet je de tweede stap met als doel om zo’n brede werkagenda terug te brengen tot een werkplan voor nu.“

Wat zijn veel voorkomende struikelblokken in de opstartfase van een samenwerking?
“Elkaar vinden op een gemeenschappelijk startpunt. Waarom zit je aan tafel? Wat is het probleem waaraan je gaat werken? In de eerste fase zijn partijen op zoek naar de invloed die hen wordt toegestaan. De vraag die zij zichzelf stellen is, doe ik echt mee? Partijen zijn voorzichtig in de agendering. De clustering is een eerste stap.”

Wat moet je doen voor een goede samenwerking?
“Je moet de mensen activeren die betrokken zijn bij de inhoud. In het praktijklab hebben we veel inhoud op tafel, maar iedereen leunt achterover. Als procesbegeleider toets je onder welke voorwaarden partijen bereid zijn om aan oplossingen bij te dragen in tijds- en geldinvestering. Hoe meer van partijen verwacht wordt hoe spannender en intenser de samenwerking wordt.”

Moet het gemeenschappelijke deel, de opgave rond uitstroom beschermd wonen, meer worden uitgediept?
“Je maakt duidelijk hoe de betrokken organisaties afhankelijk zijn van elkaar om een probleem opgelost te krijgen. In deze agenderende fase kijk je dus waar de afhankelijkheden liggen, zodat de partijen zich ook afhankelijk van elkaar gaan voelen. Voor de samenwerking is dit heel erg belangrijk. Op deze manier worden voor- en nadelen van samenwerking duidelijk. Dus een organisatie komt ook te weten welk deel van ‘zijn’ belang wordt opgelost en hoe dit kan worden aangepakt.”

Wat vonden jullie van deze aanpak? Wat hielp?
Yvonne van Wijk: “Door deze aanpak wordt snel duidelijk waaraan je gaat werken. De tien opgaven waren eerst een brede inventarisatie. Door de indeling in de drie zwaartepunten bleken we beter keuzes te kunnen maken en prioriteiten te kunnen stellen. Resultaat is dat de werkagenda geclusterd werd tot een werkaanpak.

Wat werkte in het afstemmingsoverleg? Wat ging goed en over welke punten in het proces zijn partijen minder tevreden?
Marieke van den Berg: “Vanaf het begin hebben we de partijen direct betrokken in de procesaanpak; hoe krijgen we de werkagenda verder? Dit werd enthousiast ontvangen. Het geeft vanaf het begin vertrouwen tussen de partijen. Daarmee hebben we ook het beeld doorbroken dat de gemeente partijen niet betrekt.”

Yvonne van Wijk: “We hebben ook uitgebreid gesproken over wat bij partijen speelt en ‘oud zeer’ over bijvoorbeeld aanbestedingen bespreekbaar gemaakt. Daarnaast stelde een kleine groep professionals de werkagenda op. Nu moeten de afspraken en resultaten door de bestuurlijke groep worden goedgekeurd. Zij kunnen mandaat geven voor verdere uitwerking. Dat is spannend, omdat de afspraken nu ook echt tot resultaat moeten leiden en duidelijk wordt wie wat gaat doen.”

Marieke van den Berg: “Het is goed om de ‘dwingende’ cyclus van de ‘prestatieafspraken wonen’ te gebruiken om met elkaar nieuwe afspraken te maken en in te zoomen op wat zou je willen verbeteren in de samenwerking in een bepaald gebied. Hiervoor is een planning nodig. Tegelijkertijd is deze aanpak voor de corporatie spannend; het kan taken zwaarder maken, vertragen en hen minder grip op het proces geven.”

Welke ingrediënten in de aanpak hebben de deelnemende partijen vertrouwen gegeven?
Marieke van den Berg: “Deelnemers gaven aan dat hun vertrouwen in de samenwerking groeide doordat de gemeente bereid bleek de werkagenda aan te passen en ieders commentaar verwerkte. Verder vonden ze het leuk om mee te denken en suggesties te doen voor de uitwerking. Maar nu moeten we de volgende stap zetten en na de prioritering onderwerpen meer uitdiepen én beter bespreken wat we gaan oppakken. Daarvoor is meer procesregie nodig vanuit de gemeente.”

De gemeente als procesregisseur: wat vinden jullie daarvan?
Marieke van den Berg: “Partners vragen ons om de samenwerking te organiseren. Ik snap dat het logisch is dat de gemeente procesregisseur is; wij hebben overzicht, veel informatie over de opgave, kunnen partijen verbinden. Als gemeente heb je echter verschillende petten op. Belangrijk is dat wij dan aan de partijen vragen, wat zij vinden dat wij moeten doen. We moeten praten over wat de regie op de samenwerking inhoudt. Er zit ‘zeer’ bij partijen over financiering en trajecten.”

Frans Grobbe, als procesbegeleider, vind jij het logisch dat de gemeente de procesregie op zich neemt?
“Ja, ik vind dat de procesregie van het netwerk bij gemeente ligt. De vraag is hoe de gemeente dit organiseert. Stel of wijs je een procesregisseur aan? En hoe onderscheid je de verschillende rollen? In Hengelo wordt nadrukkelijk door de samenwerkingspartijen gevraagd of de gemeente de leiding neemt. Juist omdat de gemeente overzicht heeft. Maar dat betekent ook dat je meer perspectieven moet kunnen zien en los moet komen van je eigen belang. Als procesregisseur moet je daar inzicht in hebben om een handzaam proces te organiseren.”

Vertrouwen in de aanpak

Na afloop van het praktijklab werd de deelnemers gevraagd hoe zij denken over de samenwerking. De meeste vinden het een goed plan om de werkagenda om te bouwen tot een geprioriteerde werkplanning/-aanpak en hier met elkaar over te spreken. Dit heeft het vertrouwen en de openheid tussen partijen vergroot. De samenwerkingsbereidheid is groter, deelnemers spreken vertrouwen uit in de aanpak, maar zij geven ook aan het spannend te vinden wat nu de vervolgstappen zijn. “Wij zitten hier als welwillende zorgaanbieders aan tafel, maar gaan straks concurrerende aanbieders met onze inspanning lopen?” De corporatie vindt het spannend om de regie over de cyclus van de prestatieafspraken wonen los te moeten laten. “Levert ons dit iets op of verzwaren we dit proces nodeloos?” De gemeente wordt gevraagd regie te voeren, maar is bang de ‘karsleper’ te worden en heeft last van verschillende petten. Frans Grobbe geeft aan dat het voor het vervolg dus de uitdaging is hoe partners dit proces gaan plannen, zorgvuldig maar wel met monitoring en voortgang.