Monitoring en evaluatie: scherpstellen met opties en plan

Met de decentralisatie hebben gemeenten veel taken in het sociaal domein overgenomen. Met als doel: de kwaliteit omhoog en de kosten omlaag. Maar wat is de opbrengst van de gemeentelijke plannen? Leveren ze echt de beloofde kwaliteit en kostenverlaging op? Met monitoring en evaluatie (M&E) kom je erachter hoe het beleid in de praktijk daadwerkelijk werkt – en waar het eventueel beter kan. Platform31 en Rebel Group schreven samen een snelle, praktische handleiding voor het starten met M&E: wat wil je precies weten? En hoe kun je dat meten?

“De decentralisaties betekenden een grote verandering in het takenpakket in het sociale domein van gemeenten”, stelt Lydia Sterrenberg van Platform31, medeauteur van Het Vizier. “Veel gemeenten hebben hun ondersteuning anders ingericht om meer klantgericht en meer integraal te gaan werken, maar ook om de bezuinigingen te realiseren die met de decentralisaties kwamen. De decentralisaties en transformatie waren eigenlijk een gigantisch experiment. Nu zien we een groeiende behoefte bij gemeenten om dat experiment goed te evalueren – ook tegen de achtergrond van het besef dat de bezuinigingen lang niet altijd zijn gerealiseerd en dat dat ook de transformatie, meer vraaggericht werken, meer kwaliteit voor de klant, nog veel meer inspanning vraagt.”

“Met monitoring en evaluatie kijk je naar de essentie van je aanpak: waarom doen we het allemaal? En werkt het?”, aldus Wouter Vos van Rebel Group, medeauteur van Het Vizier. Vos werkt veel samen met gemeenten voor monitoring en evaluatie en ziet dat projectleiders het eigenlijk best leuk vinden, al zien ze er tevoren wel tegenop. “Je komt dichter bij je beleid dan ooit. Je stelt scherp wat je verwachting nu echt is, staat stil waarom je iets doet. Neem bijvoorbeeld de sociale wijkteams. Vrijwel elke gemeente heeft na de decentralisatie wijkteams geïnstalleerd en denkt dat dit werkt. Maar vaak hebben ze geen idee of hierdoor de zorg daadwerkelijk dichterbij komt. Zitten we nu echt meer in de preventie dan in de opvang? Zijn we sneller en dichter bij inwoners dan eerst? Dat is nog maar de vraag. Met monitoring en evaluatie komt het antwoord in beeld.” Een goede monitoring en evaluatie start al bij de aanvang van een programma of project, vindt Vos. “Dat scheelt tijd achteraf. Want als je tevoren bedenkt wat je precies wilt bereiken en dus wilt weten, dan weet je ook welke data je daarvoor moet monitoren. Als je dat vanaf het begin bijhoudt, dan hoef je later, wanneer je wilt evalueren, niet op zoek naar data die je misschien nooit hebt bijgehouden.”

In zes stappen naar antwoorden

Sterrenberg: “We merkten dat gemeenten vaak worstelen met monitoren en evalueren. Ambtenaren en projectleiders weten vaak niet waar te beginnen of waarop ze zich moeten richten. Dat is ook wel te begrijpen, want je kunt zoveel kanten op. Daarbij is er geen standaard evaluatie-aanpak in het sociaal domein, sinds de decentralisaties. Met Het Vizier helpen we hen bij scherpstellen van de monitoring en evaluatie van programma’s en projecten. De handleiding omvat een soort checklist waarmee je zeker weet dat je alle juiste vragen hebt gesteld en alle opties scherp hebt. Vos: “Hiermee weet je zeker dat je over alle relevante aspecten hebt nagedacht. Vaak zien we dat er te laat of veel oppervlakkige informatie wordt verzameld. Voor je het weet verlies je je in data en cijfers. Of wordt iets onderzocht wat de opdrachtgever niet wil weten. Dat voorkom je door meteen je M&E scherp te stellen.”
Heel lang hoeft dat scherpstellen volgens Vos niet te duren. “Met onze handleiding maak je in drie uur, inclusief overleg met collega’s, een goede start van je monitoring en evaluatie. We leiden je in zes stappen snel door het proces: voor wie en waarom is de evaluatie nodig? Wil je je beleid verantwoorden naar inwoners? Of wil een wethouder weten of een project werkt? Wat wil je precies bereiken met de evaluatie? Moet bijvoorbeeld een pilot eventueel regulier beleid worden of niet? Daarna bepaal je welke data je daarvoor nodig hebt, wat de randvoorwaarden zijn en of de gewenste monitoring realistisch is. Daarmee heb je al een goed kader voor je plan van aanpak en kun je eventueel een M&E-expert inhuren. Ook geven we mee welke instrumenten je kunt inzetten.”