Gemeente Leiden werkt met data-analyses aan een smart society

Door Janneke ten Kate

Voor het project Data in de stad sprak ik met Hanny Zalme van de gemeente Leiden over hun Urban Data Center waarbij ze samen met het CBS het datagedreven werken binnen de gemeente willen professionaliseren.

Waarom zijn jullie gaan samenwerken met het CBS?

Zalme: “Binnen de gemeente Leiden bestaat de wens om meer met data te gaan werken. Er zijn al verschillende ambtenaren bezig om meer met data te gaan werken, zij zitten echter over verschillende afdelingen verspreid. Anderhalf jaar geleden ontstond het idee om de krachten te gaan bundelen, maar hoe doe je dat?” Toevallig is Hanny Zalme bij een presentatie van het CBS waarbij ze hoort over het opzetten van zogenaamde Urban Data Centers (UDC’s). Dit verhaal komt voor Leiden precies op het goede moment en ze besluiten met het CBS in gesprek te gaan. Zo begint in december 2017 de samenwerking tussen de gemeente Leiden en het CBS. Door deze samenwerking kan Leiden het data gedreven werken verder professionaliseren. Daarnaast beschikt het CBS over databestanden die door koppeling aan databestanden van de gemeente Leiden een toegevoegde waarde kunnen opleveren.

Nu zijn jullie een jaar bezig. Wat zijn de ontwikkelingen?

Zalme: “Er moet binnen de organisatie nog steeds meer bekendheid ontstaan over de mogelijkheden van wat met data gedaan kan worden. Welke vragen kunnen beantwoord worden en waar kan inzicht in gegeven worden.” Daarom wil Hanny Zalme steeds meer projecten oppakken en goed meekijken met inhoudelijke beleidsambtenaren: waar lopen zij tegenaan? “Je moet de organisatie ervan bewust maken dat ze een vraag hebben die met data opgelost kan worden.” Waar zou de inzet van data meerwaarde kunnen bieden? Daarnaast merkt Hanny dat het belangrijk is meer tijd te besteden aan communicatie over de projecten van het UDC. Zo organiseren ze bijvoorbeeld lunchlezingen over de projecten die ze binnen het UDC uitvoeren. Dit kost echter tijd en capaciteit. Hanny wil graag verder professionaliseren en formaliseren.

“Je moet de organisatie ervan bewust maken dat ze een vraag hebben die met data opgelost kan worden.”

Hanny Zalme: “Collega’s die afgelopen jaar een project hebben gedaan met het UDC worden goede ambassadeurs. Zo komen er meer nieuwe vragen richting het UDC. Een voorbeeld van zo’n vraag is het vraagstuk rondom verkamering [het opdelen van woningen in kamers voor studenten]. Dit kan overlast veroorzaken.” Hiervoor heeft het UDC een datamatch gedaan; hoe groot is het fenomeen? Dit is een vrij ‘simpele’ vorm van het inzetten van data, maar al heel effectief en goed om mee te beginnen. Er is tot nog toe nog geen sprake van geavanceerde data-analyse; ondanks dat blijken eenvoudige data-analyses al veel bij te kunnen dragen aan projecten binnen de gemeente.

“Collega’s die afgelopen jaar een project hebben gedaan met het UDC worden goede ambassadeurs.”

Hoe ziet de samenwerking met het CBS er in de praktijk uit?

Op dit moment zijn er vier beleidsonderzoekers binnen de gemeente Leiden. Zij vormen de kern van het UDC samen met twee collega’s van het CBS (die zijn ongeveer één dag per week in Leiden). Hanny benadrukt het belang van hun fysieke aanwezigheid omdat alleen dan een goede samenwerking kan ontstaan.
Per project is er minimaal één beleidsonderzoeker, één domeinexpert (afhankelijk van het vraagstuk elke keer iemand anders) en een van de twee CBS-collega’s. Er lopen ongeveer twee tot drie projecten tegelijk en elk project duurt gemiddeld zo’n twee tot drie maanden.
Ze doorlopen per project nu grofweg de volgende stappen:

1. Analyseren van de vraag door de domeinexpert, beleidsonderzoeker en CBS-collega
2. CBS komt met een eerste analyse en idee over de output; een dummymodel
3. Gemeente kan hierop reageren en aanpassingen maken. Het is een iteratief proces
4. Dan gaat het CBS echt aan de slag met de analyse
5. Intussen bepaalt de gemeente wat ze gaan doen met de uitkomsten van het CBS. Het CBS levert factsheets of een rapport.
6. Communicatie (met of zonder persbericht, vanuit CBS of ook gemeente Leiden)

Zijn de CBS-data ook te verkrijgen zonder deze samenwerking?

Hanny Zalme: “Ja, dat kan. Bijvoorbeeld via een maatwerkopdracht of door zelf met Remote Access te gaan werken. Maar waar het Leiden nu om te doen is, is de hulp die het CBS erbij levert. Op deze manier is er veel kennisoverdracht van CBS-collega’s op de gemeenteambtenaren en dat is van grote toegevoegde waarde. Zeker ook voor een wat kleinere gemeente die niet zelf beschikt over een grote onderzoek- en statistiekafdeling.”

Welke eerste resultaten zijn er geboekt?

Hanny Zalme: “ Drie projecten die we binnen het UDC hebben uitgevoerd, zijn ook daadwerkelijk in de praktijk gebruikt:”

• Bereik van minimaregelingen; er is uitgezocht hoeveel mensen die recht hebben op deze regeling er ook daadwerkelijk gebruik van maken en wat de kenmerken van deze mensen zijn. Deze uitkomsten zijn meteen opgenomen in een beleidsstuk en er zijn maatregelen op genomen.
• Onderwijskansen; dit gaat om een nieuw verdeelmodel vanuit het ministerie. Voordat het verdeelsysteem bekend werd gemaakt is er (onder embargo!) al geanalyseerd wat dit voor Leiden zou gaan betekenen en daarna is hierover gesproken met de verschillende partijen in de stad. De analyse laat zien in welke wijken kinderen wonen met een grote kans op onderwijsachterstand. En met het nieuwe verdeelsysteem komt naar deze wijken meer geld.
• Verkamering [het opdelen van woningen in kamers voor studenten]: waar vindt dat plaats en hoe groot is het probleem? Ook dit is opgenomen in beleid.

“Het concept van het UDC is een open concept, waar je op veel verschillende manieren uitwerking aan kan geven.”

UDC community
Er is een UDC-community waar alle gemeentelijke UDC’s samen inzitten. Hiermee is overleg en wordt onderling kennis gedeeld. Hanny Zalme: “Elke gemeente is anders; de politiek is ook heel anders. Iedere gemeente heeft eigen wensen en ideeën en daarom is een UDC maatwerk. Het concept van het UDC is ook een open concept, waar je op veel verschillende manieren uitwerking aan kan geven.”