Financiële opbrengsten meten, hoe doe je dat?

Interview met Marjolein Wassenberg, beleidsadviseur van de gemeente Vaals, en Remco Smeets, adviseur bedrijfsvoering sociaal domein

Tekorten in het sociaal domein zetten druk op de uitgaven van gemeenten. Daardoor wordt het steeds belangrijker om te weten of een bepaalde inzet ook financieel goede resultaten geeft. Maar hoe krijg je daar zicht op? Marjolein Wassenberg en Remco Smeets werken samen aan de financiële verantwoording van vernieuwende aanpakken. Hun stelling: onderzoek naar effectiviteit hoeft helemaal niet zo ingewikkeld te zijn. “Focus op wat er echt toe doet en trek vanuit beleid samen op met bedrijfsvoering en uitvoering. Maak het niet te zwaar.”

Wassenberg: “De gemeente is al een aantal jaren bezig met de doorontwikkeling van de transformatie in het sociaal domein, met nog meer aandacht voor de werkelijke vraag van mensen en voor preventie. Daarvoor innoveren we. Tegelijkertijd moet er bezuinigd worden. Dat maakt het spannend, want de kosten van innovatie gaan vaak voor de baat uit. Daarom is evalueren zo belangrijk.”

Pilot beweegmakelaar

Wassenberg startte in 2012 met een pilot Beweegmakelaar – waarbij mensen met gezondheidsproblemen met veel persoonlijke aandacht werden begeleid en waar mogelijk ook verder geholpen binnen het netwerk in Vaals. “Toen bleek dat dit goed werkte, is de aanpak gebruikt voor een tweede pilot met ongeveer 25 mensen die al lang in de bijstand zaten”, vertelt Wassenberg. Ze vervolgt: “In 2018 ben ik met Remco (Smeets) resultaten van deze tweede pilot financieel gaan onderbouwen. Samen hebben we gekeken hoe we dat het beste konden doen.” Remco heeft de aanpak in 2018 geëvalueerd. Daarna heeft onderzoekester Lotte Prevo vanuit de Universiteit van Maastricht ook nog onderzoek naar de aanpak en resultaten gedaan.

Focus op de kern

Smeets: “Als je kosten en opbrengsten per individu inzichtelijk wilt maken moet je je afvragen welke indicatoren je daarvoor nodig hebt. Ik zie dat veel gemeenten daarmee worstelen. Men verliest zich soms in indicatoren die er al zijn. Wat wij gedaan hebben is al bij de start bedenken welke resultaten de aanpak naar verwachting op gaat leveren, en welke resultaten we echt nodig zouden hebben voor een financiële verantwoording. Dat is ook mijn advies aan gemeenten: focus op de kern; dat is de oplossing voor gerichte monitoring. Je hebt echt niet 1000 indicatoren nodig om redelijk zicht te krijgen op wat de winst is bij je deelnemers en wat een pilot dus oplevert.”

Evaluatie pilot beweegmakelaar

Wassenberg vertelt verder: “We hebben ons voor de kostenbatenanalyse van de tweede pilot gericht op de opbrengsten, met een focus op de Participatiewet. We hadden al informatie over deelnemers, wisten welke inzet per deelnemer was gepleegd. We wisten ook wie van de deelnemers uit de bijstand was gekomen en wie bijvoorbeeld vrijwilligerswerk had gevonden. Voor de berekening van de financiële besparing zijn we in data over uitkeringen gaan kijken om te zien wanneer iemand precies uit de bijstand was uitgestroomd. En ik ben bij collega’s gaan navragen hoeveel geld er gemiddeld per persoon met een bijstandsuitkering, inclusief interne afhandeling, gemoeid was. Door het aantal maanden uit de uitkering te vermenigvuldigen met het maandelijks te ontvangen bedrag per casus/klant hadden we een eerste beeld van de besparingen.”

“Wat zou er zijn gebeurd als we de deelnemers niet hadden ondersteund?”

Smeets: “Daarmee ben je er overigens nog niet. Als je echt goed zicht wilt op welke kosten je bespaart, heb je een controlegroep nodig. Alleen hadden we die niet. In plaats daarvan hebben we een zo goed mogelijke redenering gebruikt. Wassenberg: “Ik ben met mensen van de uitvoering gaan kijken wat er speelde voor ieder van de deelnemers toen ze instroomden. We hebben ons afgevraagd: welke persoonlijke of situationele kenmerken zijn relevant voor wat mensen zouden kunnen bereiken? Soms is dat niet betaald werk, maar een structurele tegenprestatie/dagbesteding, of vrijwilligerswerk. En we hebben ingeschat: wat zouden dan in een specifiek geval de kosten en besparingen bij een standaard aanpak geweest zijn?” Smeets vervolgt: “We hebben deze inschattingen ook aan consulenten van Sociale Zaken Maastricht Heuvelland voorgelegd om die zo objectief mogelijk te maken.
Wassenberg: “Uiteindelijk was het een eenvoudige rekensom: als iemand er in slaagt door de aanpak werk te krijgen en uit de bijstand uitstroomt, dan levert dat de gemeente zo’n 1.000 euro en 1.300 euro per maand op. We hebben ook nog wat bespaarde Wmo-kosten meegenomen. Je kunt nog verder gaan, door bijvoorbeeld uit te zoeken of er sprake is van minder huisartsenbezoek of medicijngebruik, en wat daar de besparingen van zijn. Of door de maatschappelijke opbrengsten van vrijwilligerswerk te vertalen in euro’s. Maar zo breed hebben wij niet gekeken; wij hebben ons beperkt tot financiële resultaten voor de gemeente.”

Lessen

“Al met al doet Vaals het goed”, oordeelt Smeets, die ook voor andere gemeenten werkt. “De gemeente maakt resultaten inzichtelijk en verbindt daarvoor kennis over of vanuit uitvoering, beleid en bedrijfsvoering. De kosten voor het Sociaal Domein zijn binnen de gemeente Vaals de afgelopen jaren gedaald. Dit is het resultaat van goed monitoren en op basis hiervan dus ook gefundeerde keuzes maken. Dit zie ik lang niet altijd gebeuren in gemeenten. Maar als je dat wel doet kun je je dienstverlening beter maken. Als duidelijk wordt dat een aanpak of pilot echt niet werkt, kun je ook beslissen deze stoppen. Het grootste verschil tussen gemeenten die het goed doen en niet zit ‘m juist in het samen optrekken van beleid met bedrijfsvoering en uitvoering.”
Wassenberg vult daarbij aan: “Je moet wel je ‘eigen’ dingen doen, maar zorgen voor samenhang binnen de driehoek beleid-uitvoering-bedrijfsvoering. Daarvoor moet je elkaars praktijk leren begrijpen. Ga dus het gesprek aan met uitvoering en bedrijfsvoering! Dat is bij kleinere gemeenten misschien wel makkelijker, dan bij grote. Maar wel belangrijk. Het is een kwestie van competenties van betrokkenen maar ook van cultuur; een die een manier van werken stimuleert waarbij je elkaar opzoekt en samenwerkt.”

Nieuwe experimenten

Inmiddels staan er in Vaals drie nieuwe experimenten op stapel: een Werkplaats Financiën, met gratis laagdrempelige hulp door vrijwilligers voor mensen met financiële zorgen en/of vragen (naar het voorbeeld van Eindhoven en Sittard-Geleen); een experiment ‘Preventie Instroom Participatiewet’ waarbij de gemeente vanuit de toegang inwoners, die aanspraak willen gaan maken op bijstand, direct ondersteuning biedt bij het vinden van betaald werk; en een training Weerbaarheid om hun zelfstandigheid en zelfredzaamheid te vergroten voor vrouwen die met geweld in afhankelijkheidsrelaties te maken hebben. Wassenberg: “Ook deze nieuwe aanpakken gaan we monitoren; we hebben de indicatoren die we gaan volgen al bepaald. Eind 2021 gaan we evalueren. En bij voldoende succes gaan we ook deze nieuwe aanpakken borgen.”

Financiële opbrengsten meten. Welke stappen moet je volgen:

Nog even alle stappen op een rij:

  • Ga voorafgaand aan een aanpak of project als beleidsadviseur in gesprek met collega’s van de uitvoering en bedrijfsvoering. Bespreek welke indicatoren gebruikt kunnen worden om kosten en inhoudelijke en financiële opbrengsten inzichtelijk te maken;
  • Durf te kiezen! Focus op wat er echt toe doet. Besteed ook aandacht aan hoe je de informatie/data die nodig is voor de financiële evaluatie gaat verzamelen vanuit beleid, uitvoering en bedrijfsvoering ;
  • Bedenk: hoe zouden die indicatoren vertaald kunnen worden naar euro’s: welke financiële redeneringen zijn daarvoor nodig? Bespreek dit met elkaar;
  • Maak een inschatting van welke thema’s en problematieken er bij inwoners/cliënten spelen. Zo kun je beter beredeneren welke zorg en ondersteuning de inwoners zouden hebben gekregen bij normale dienstverlening. Dit maakt het bijhouden van de juiste informatie gemakkelijker;
  • Laat de redeneringen toetsen door interne experts, bijvoorbeeld van bedrijfsvoering of uitvoering;
  • Breng uiteindelijk alle informatie die je verzamelt samen, in bijvoorbeeld Excel, of een bestaand volgsysteem en deel de duiding van de resultaten.