“De veelkoppige raad bedienen kan best lastig zijn”

Begin februari nam Piet Buijtels afscheid van gemeenteland. De recent gepensioneerde ambtenaar werkte 36 jaar lang door het hele land bij diverse gemeenten in verschillende functies. Zo’n 27 jaar daarvan werkte hij als gemeentesecretaris bij achtereenvolgens Boxtel, Schiedam, Amersfoort, Haarlemmermeer en Maastricht. Bij zijn vertrek kijkt hij terug op de successen en vooruit naar de opgaven die hij ziet voor stad en regio.

“In 1992 nam ik voor het eerst de taak als gemeentesecretaris op mij in Boxtel. In de jaren en gemeenten die volgden is de rol en taak als gemeentesecretaris uiteraard veranderd. Dat is logisch; de setting, context, opgaven, maar ook het ambtelijk apparaat en het bestuur zijn telkens anders. Ondanks die andere omstandigheden zie ik wel dat het werk in principe steeds uit dezelfde drie elementen bestaat. We adviseren het college van B&W en de burgemeester op inhoud, maar ook op bijvoorbeeld procedures of communicatie. Als gemeentesecretaris ben je daarnaast ook altijd eindverantwoordelijk voor ‘het runnen van de tent’. Je bent de algemeen directeur van de bedrijfsvoering en daarmee verantwoordelijk voor het operationele wel en wee van de organisatie en de mensen om je heen. Ten derde moet je in elke gemeente zorgen dat je open contact met de samenleving onderhoudt. Je bent weliswaar geen politicus of bestuurder, maar moet wel lijntjes hebben met burgers en bedrijven. Want als je dat contact met de doelgroep niet hebt, kun je je werk niet goed doen.
In Maastricht hebben we 39 raadsleden en maar liefst 12 fracties. Zo’n veelkoppige raad bedienen kan best lastig zijn. Mijn advies aan andere gemeentesecretarissen is: laat je niet door het gemeentehuis opslokken en vergeet niet de verbinding met stad en regio. Dat contact is vaak het mooiste, spannendste en leukste aspect van ons werk. Als gemeentesecretaris is het werk heel veelzijdig. Soms is het complex, vaak ook dankbaar werk; je kunt verbindingen maken, problemen oppakken en oplossen, bestuurders uit de wind houden, burgers bedienen en medewerkers optimaal laten renderen. Daar komt eigenlijk de drieslag op neer en tussen die drie taken moet je goed balanceren, zodat je ziet wat jouw gemeente op dat moment nodig heeft.”

Trots en talent

“Gemeentesecretarissen doen hun werk in stilte – dat geldt eigenlijk voor de gehele ambtelijke organisatie. We doen het niet voor het applaus of om te scoren. Als mij wordt gevraagd waar ik trots op ben, vind ik het lastig om dat concreet te benoemen. Natuurlijk heb ik in mijn 27 jaar veel mooie en ook tastbare resultaten behaald, maar die komen eigenlijk zelden voor het voetlicht. Het zijn vaak kleine of organisatorische resultaten geweest, die achter de schermen echt van belang zijn. Je hebt bijvoorbeeld kluwen aan complexe zaken kunnen ontwarren of veranderingen kunnen implementeren. Zo heb ik in Maastricht veel aandacht besteed aan het personeelsbeleid en de communicatie. Bij elke stad zorg je dat de basis op orde is. In Maastricht zag ik dat er meer aandacht nodig was voor het welbevinden, de ontwikkeling en mobiliteit van de 1.600 medewerkers. Dus daar heb ik een speerpunt van gemaakt.
Goede ambtenaren waren vroeger vakmensen die de inhoud perfect beheersten, die precies hun dossiers kenden en die wisten hoe het wetstechnisch allemaal werkte. Zij werden, als ze op het maximum van hun salarisschaal kwamen, vaak manager. Omdat we dachten dat dat een logische stap was. Maar is dat wel zo? Kunnen die vakmensen ook mensen managen? En vinden zij zelf hun werk dan nog inhoudelijk uitdagend genoeg? Die vragen werden in Maastricht – net als bij veel andere gemeenten – nauwelijks gesteld. Onthutsend is dat wij juist veel goede mensen in huis hebben die veel meer kunnen dan we van ze vragen. Daar moeten we meer oog voor hebben: hoe benutten we optimaal de talenten en vaardigheden?”

De behendige verbinder

“De ambtelijke organisatie en onze manier van werken verandert – dat zie je ook in de onderzoeken van Platform31 goed terugkomen. Daardoor hebben we een nieuw soort ambtenaar nodig: een behendige verbinder. Dat is iemand die los van de hiërarchie opereert en dwars door de lagen, domeinen en vakdisciplines heen – horizontaal, verticaal én diagonaal – nieuwe verbindingen kan leggen. Dit soort mensen zijn geen projectleiders die lineair van A naar B denken, maar eerder programmamanagers of procesbegeleiders die voorbij de scope van het project kijken. Het boek Voorbij de eeuw van bureaucratie – Van regel­organisatie naar casus­organisatie van Jan Herman de Baas is op dit vlak interessant. Daarin heeft hij het over casuïstisch werken als nieuwe werkwijze en de nieuwe generatie mensen die daarbij past.
Als gemeentesecretaris kun je zelf al de nodige verbindingen leggen en stroomlijnen. In Haarlemmermeer hadden we bijvoorbeeld een sterk bureau voor onderzoek en statistiek met meerdere hoogwaardige onderzoekers. Een grote luxe die ik nergens anders heb gezien. Zij deden echt goed wetenschappelijk onderzoek, maar waren nauwelijks betrokken bij het werk van onze strategische adviseurs. Dus die hebben we bij elkaar gebracht en in één team. We hoeven niet het werk van kennisinstituten zoals Platform31 over te nemen – maak als gemeente liever optimaal gebruik van de kennis die voorhanden is, zo zet je je eigen adviseurs effectiever in.”

Vooruitblik voor stad en regio

“De drie decentralisaties van zorg, werk en jeugdhulp in het sociale domein waren een paar jaar terug de grootste uitdagingen, al speelt de vraag rondom de financiering van die drie decentralisaties nog altijd. Gemeentesecretarissen gaan zich de komende jaren vooral focussen op de invoering van de Omgevingswet, wat een revolutionaire omkering van werken betekent op het ruimtelijke domein. Het grootste afbreukrisico ligt hier vooral op de digitale infrastructuur die we hiervoor nodig hebben. Dat komt in de praktijk moeizaam tot stand en wordt erg ambitieus ingestoken, zodanig dat het waarmaken ervan volgens mij moeilijk wordt. Ook de energietransitie is een enorme en vooral ook brede uitdaging met veel raakvlakken. Daarnaast denk ik dat zeker in het stedelijk gebied de ondermijnende criminaliteit om veel zorg en aandacht vraagt. Dit moeilijk grijpbare onderwerp blijft vaak onbesproken bij het gemiddelde raadslid en collegelid; het ligt vooral bij de burgemeester, het OM en de politie.
Als gemeentesecretaris probeer je natuurlijk de gemeente altijd zo goed mogelijk voor te bereiden op en te helpen bij haar opgaven. Dat heb ik zelf in Maastricht ook gedaan. Wat betekenen deze opgaven voor de gemeente? Ter voorbereiding op de Omgevingswet is bijvoorbeeld gestart met een projectmatige aanpak met targets, kritieke paden en heldere deadlines. Want we willen grip krijgen op de zaak, zodat helder is wat nodig is en welke capaciteit en welk budget daarbij horen. Natuurlijk is wat je doet altijd afhankelijk van de context en behoeften, maar ook van waar je goed in bent en waarmee je affiniteit hebt. Zo doen de 355 gemeentesecretarissen in hun gemeenten misschien hetzelfde werk, maar pakken ze het altijd nét even anders aan.”