De onverharde weg naar het werken volgens de Omgevingswet

Verslag van de eerste leerkring Omgevingswet voor Waterschappen, 2 juni

Het uitstel van de invoering van de Omgevingswet is als een extra uur de tijd hebben om de finish van een hardloopwedstrijd te halen. Het uitstel van een jaar biedt de programmamanagers Omgevingswet van de waterschappen extra voorbereidingstijd. Die komt goed van pas bij een veranderopgave van deze omvang, waar zowel overheden als niet-overheidsinstanties de handen vol aan hebben. De veranderopgave vindt op verschillende niveaus plaats. Tijdens de leerkring Omgevingswet voor Waterschappen op 2 juni 2020 bogen de programmamanagers zich over hoe ze veranderingen binnen de organisatie het beste kunnen managen en welke hulpmiddelen daarbij van pas komen.

Omgaan met verandering is een onderwerp dat relevanter lijkt dan ooit. De coronacrisis en het uitstel van de invoeringsdatum van de Omgevingswet hebben ook gevolgen binnen de Waterschapshuizen, en niet te vergeten in de thuiswerkkantoren van de medewerkers. Een voordeel is dat het uitstel van de wet meer tijd biedt voor de digitale transformatie en het opleiden van de medewerkers. Daarentegen ontstaan nu meer onzekerheden over budgettering en de betrokkenheid van het bestuur. Door een flexibele houding aan te nemen, kunnen onverwachte wendingen op de route het beste worden gemanaged.

leerkring-waterschappen-yourplan
De weg naar het doel blijkt niet altijd zo makkelijk te zijn als vooraf gedacht

Schaalniveaus van verandermanagement

De route naar een volledige implementatie van de Omgevingswet kent drie sporen: migratie, transitie en transformatie. Verandermanagement is als een reisplan van A naar B waarbij onderweg meer obstakels of juist olifantenpaadjes blijken te zijn dan voorzien. De driedeling van migratie, transitie en transformatie helpt dan om richting te houden. Per 1 januari 2022 moeten de digitale migratie en de minimale juridische en dienstverlenende eisen zijn doorgevoerd. De transitie loopt vervolgens tot 2029, en voordat de transformatieperiode is voltooid zijn we misschien wel een generatie verder. De transitiefase omvat het anders werken, waarbij burgers, overheden en bedrijven kennis moeten nemen van en gewend raken aan de nieuwe werkprocessen. De transformatie gaat over het behalen van de lange termijndoelen van de wet, zoals het stimuleren van een integrale afstemming.

leerkring-waterschappen-migratie
Migratie (tot 1-1-2022), Transitie en Transformatieprocessen bij de implementatie van de Omgevingswet.

Wat kom je tegen op de route?

Het opstellen van implementatieplannen vereist oog voor zowel wil als wet, aldus Harm Borgers (adviseur en partner bij KokxDeVoogd). Borgers: “Enerzijds vraagt de Omgevingswet om systeemverandering en nieuwe regels, anderzijds moet je omgaan met houding, gedrag en cultuur van mensen. Wanneer je als overheid een stap terug zet, betekent het dat iemand anders zich bereid moet voelen in te stappen. Het vernieuwde speelveld levert daarom een uitdagende dynamiek op tussen de belangrijkste doelgroepen: burgers, bedrijven, bestuurders en bureaucraten.”

Wat betekent dit dilemma tussen wil en wet voor de programmamanagers? Houd er rekening mee dat informatie over de Omgevingswet erg overweldigend over kan komen bij zowel de buitenwereld als bij het bestuur. Bestuurders kunnen afhaken wanneer de informatie te uitgebreid en complex is. Bovendien moet de ambtelijke organisatie leren werken met de Omgevingswet. Hiervoor kunnen programmamanagers sturen op kennisdelen en het vinden van de juiste teammanagers.

Vier tussentijdse resultaten

De weg naar het behalen van een doelstelling verloopt vaak anders dan verwacht dankzij onvoorziene obstakels en omstandigheden. Door een houding aan te nemen die veranderingen verwelkomt, kunnen de onvoorziene situaties beter worden gemanaged. Arthur Cremers (programmamanager bij KokxDeVoogd) geeft tips en trucs om de implementatie van de Omgevingswet zo soepel mogelijk te laten verlopen. Als basisprincipe hiervoor presenteert hij ‘agile werken’, een aanpak uit de softwareontwikkeling die draait om wendbaarheid . Cremers: “Knip de route naar je doelstelling in korte stappen op en laat je team korte sprints maken. Hierbij is het goed om iedere stap te rapporteren en vervolgens evalueren. Zo’n ‘retrospective’ laat je team stil staan bij het proces: wat kan slimmer, beter en efficiënter.”

Voor verandermanagement van de Omgevingswet betekent dit concreet: betrek zowel de interne als de externe ‘klant’ bij het ontwikkelen van het instrumenten en processen. Zorg voor zelfstandige teams en “expliceer aan het begin van een traject wat ieders rollen zijn, anders word je meegezogen in het moeras van de organisatie”, aldus Cremers. Ten tweede is het belangrijk om open te blijven staan voor veranderingen: wees flexibel en pas waar nodig de planning aan. Ten derde, lever regelmatig tussenproducten op, liefst van de projecten waar energie op zit en in zekere zin ‘vanzelf gaan’. Zulke tussenproducten maken verandering concreet en behapbaar en dragen bij aan het draagvlak binnen de organisatie.

leerkring-waterschappen-ijsberg
De ijsberg, als metafoor in de Agile-aanpak, KokxDeVoogd

Tot slot is de driedeling van de ijsberg een handig hulpmiddel. We beginnen onderaan de ijsberg. Hier worden de ambities en wensen uiteengezet en in de laag daarboven wordt concreter gemaakt welke producten er moeten komen. Vervolgens is het zaak om stappen op te sommen om één van die producten daadwerkelijk te gaan maken. ‘Dat wat we eerst gaan doen’ is daarmee het spreekwoordelijke puntje van de ijsberg. Als programmamanager heb je de rol om de wensen en ambities waar te maken. Het selecteren van het juiste team is hier onderdeel van.

Samen naar de finish

Een van de grote veranderingen onder de Omgevingswet is de manier van samenwerken. Samenwerking tussen overheden en met andere ketenpartners wordt erg benadrukt. Wim Tijssen zette vanuit zijn rol als voorzitter van de G40-themagroep Omgevingswet uiteen hoe die vernieuwde samenwerking eruit kan zien. “We moeten meer bij elkaar over de schutting kijken”, aldus Tijssen. Niet alleen na de planvorming op zoek naar afstemming met de ketenpartners, maar ook een gezamenlijk perspectief opstellen. Waterschappen kunnen in dit gezamenlijke perspectief de rol van water in ruimtelijke opgaven scherp houden en bewaken. Om processen te versnellen en te verbeteren betrek je ketenpartners tijdig vooraan in het proces.