De kunst van het loslaten: hoe programmamanagers de Omgevingswet in ‘de lijn’ beleggen

Verslag G40 / G4 – leerkring Omgevingswet, 27 mei 2021, ‘Van programmamanagement naar de lijn’

De transitie van ruimtelijke ordening naar de Omgevingswet is bij gemeenten tot nu toe onderbedeeld in een programma. Bij of na de inwerkingtreding van de wet (1 juli 2022) zal het programma overgebracht zijn naar de lijn. Hoe werkt deze transitie? Wie neemt het eigenaarschap over? En wanneer laat je het management los als programmamanager? Programmamanagers Omgevingswet delen ervaringen over hun zoektocht naar hoe en waar de Omgevingswet in de lijn zal landen na de inwerkingtreding. Twee gemeenten laten zien hoe zij te werk gaan. Vervolgens reflecteert RIO Leo Everts op de werkwijzen met nog aanvullende voorbeelden.

Scrum als manier om eigenaarschap over te dragen in Hoorn

In gemeente Hoorn werken ze in Scrumteams aan Omgevingswetthema’s. Programma-ambities en het dagelijks werk in de lijn komen daar al samen. Chantal Cuppen zoomt in op dit ’tussengebied’ en op de wijze waarop afgeronde scrumproducten en -processen worden belegd. De overgang naar de lijn gaat organisch dankzij de Scrumteams en het al aanwezige eigenaarschap van de taken onder de medewerkers. Er zal dus geen harde knip zijn bij de inwerkingtreding. Toch heeft de gemeente Hoorn ook vragen die onbeantwoord blijven, zoals ‘hoelang houd je als programmamanager nog de vinger aan de pols? Hoornse programmamanager Cuppen neemt ons mee in het praktijkvoorbeeld van haar gemeente. Bekijk hier de opname van de presentatie van gemeente Hoorn:

Presentatie gemeente Hoorn

Zaanstad: uit nood geboren koploper qua overgangsmanagement

In Zaanstad is het programma al overgezet naar de lijn. Dat was niet van meet af aan al het plan: uitstel van de wet in combinenatie met uitputting van budgetten maakten een vroege sprong naar de lijn tot de best beschikbare keus. (Ex-)programmamanager Anne Langenesch licht het proces toe dat is doorlopen en formuleert tips en aandachtspunten. Zij is nog slechts voor 8 uur per week programmamanager en deelt haar ervaringen met het loslaten van ‘haar’ programma Omgevingswet. De schaarse tijd dwingt haar tot het maken van scherpe keuzes, wat zowel voor- als nadelen heeft. Haar nieuwe rol als afdelingshoofd Fysieke Leefomgeving in Zaanstad helpt ook bij het houden van koers. Bekijk hier de opname van de presentatie van gemeente Zaanstad:

Presentatie gemeente Zaanstad

Reflectie op de ervaringen

Leon Evers, regionale implementatiecoach Omgevingswet (RIO) reflecteert op de twee pitches en deze inzichten van de gemeenten. Hij brengt ook in wat hij als RIO aan goede voorbeelden ziet in de Haaglandse gemeenten. Zo laat hij zien hoe Leidschendam-Voorburg via een praatplaat intern de medewerkers mee krijgt en de juiste gesprekken voert. Hij geeft de programmanagers mee dat de tijd hebben om oefenen met bijvoorbeeld het DSO en het duidelijkheid geven deadlines voor verantwoordelijke afdelingen van groot belang is.

Bekijk hier de opname met de reflectie van Leon Evers:

De reflectie van Leon Evers

Warme-overdracht-van-programma-naar-de-lijn
Praatplaat Van programmamanagement naar de lijn, gemeente Leidschendam-Voorburg

Tips voor van programma naar 'de lijn':

  • Zorg voor vroegtijdig goede samenwerking met de lijn. Maak ze vroegtijdig al verantwoordelijk.
  • Zorg voor een zachte overgang
  • Ga stapsgewijs van werk en zorg ervoor dat de afspraken die je iedere stap maakt ook vastgelegd worden op papier. Dat geeft de nieuwe verantwoordelijkheid ook meer vastigheid
  • Sommige afdelingen zullen eerst een stap terug moeten zetten om vooruit te kunnen gaan, om een duurzame transitie in te kunnen gaan. De medewerkers zullen ook eerst met de wet moeten leren werken voordat ze het echt in de vingers hebben.
  • Zorg voor een heldere verdeling van rollen en verantwoordelijkheden in de organisatie.
  • Blijf als programmamanager inspireren, communiceren en persoonlijk contact hebben, maar laat ook steeds meer los.
  • Focus op vooruitgang en maak gebruik van de stappen die je met teamleiders hebt opgesteld.

Presentaties