Anders werken & Omgevingswet: klein beginnen in een grote organisatie

Verslag van de kennisbijeenkomst voor de G4, 3 december 2018

Samen anders durven doen, de overheid als participatiecoach en maatschappelijke opgaven als vertrekpunt bij beslissingen. De Omgevingswet vraagt om anders werken en dat is in grote ambtelijke organisaties een extra uitdaging. Hoe pakken de grote steden dat aan en wat kunnen ze (van elkaar) leren? In een kennisbijeenkomst voor de G4 gingen we daarnaar op zoek.

Niet de wetsinstrumenten of het digitale stelsel, maar de mensen en hun werkwijze stonden centraal. De gemeente Amsterdam presenteerde haar Leerhuis, pilotaanpak en een serious game. Harm Borgers (KoxDeVoogd) voegde daar denkmodellen voor opgavegericht werken aan toe. In groepsgesprekken werden theorie en praktijk vervolgens verenigd, aan de hand van concrete leervragen van de deelnemers.

Leren en ontwikkelen op z’n Amsterdams

De bijeenkomst vond op 3 december plaats in Amsterdam, met uitzicht op de groene kolos van het NEMO Science Museum. ‘Verboden af te blijven’ luidt daar het motto, maar had evengoed de slagzin van het Amsterdamse Leerhuis Omgevingswet kunnen zijn. De functie van het Leerhuis, aldus regisseur Marjon de Groot, is collega’s stimuleren om ‘samen anders te durven doen’. Of zoals ze het verderop in haar presentatie verwoordt: ‘comfort bieden aan hen die uit de comfortzone durven te komen’.

pilot-omgevingswet

Comfort bieden doen ze in Amsterdam onder meer met de pilotaanpak. Jasper Groot en Marcella van Beusekom vertellen hoe experimenteergierige collega’s door het Leerhuis worden begeleid en gebruik kunnen maken van een pilothandleiding met een gereedschapskist. Een succesvol voorbeeld is de pilot co-creatie, waarin vergunningaanvragen door een integrale adviestafel worden beoordeeld. Het Leerhuis houdt voortdurend zicht op de spreiding van lopende pilots en monitort de leerdoelen en organisatieonderdelen waaraan ze raken.

beslisschema-omgevingswet
beslisschema-omgevingswet-2
(klik voor vergroting)

Opgavegericht werken

Harm Borgers, adviseur en partner bij organisatieadviesbureau KokxDeVoogd, tilt de discussie over anders werken vervolgens naar het systeemniveau. Hij daagt de aanwezigen uit om opgavegericht te denken en werken. In het algemene, instrumentele beslisschema dicteert de bestuurlijke en eventueel rechterlijke procedure de maat, met een onherroepelijke beslissing als resultaat. Borgers zet daar een opgavegericht beslisschema tegenover. Natuurlijk hebben maatschappelijke opgaves een instrumentele dimensie, maar worden ook beïnvloed door de beschikbare kennis, democratische dynamica en de invloeden vanuit de samenleving.

Opgavegericht werken betekent dat je de maatschappelijke opgave hebt verkend en het speelveld overziet, voordat je de besluitvorming in gaat. Deelprocessen als het komen tot een bestuurlijke beslissing, contract of resultaat worden hiermee volgend in plaats van leidend. Volgens Borgers is de Omgevingswet geen doel op zich, maar een middel dat we zouden moeten aanwenden om complexe maatschappelijke opgaven anders – opgavegericht – aan te vliegen.

Inspiratie en inzichten

De presentaties leverden stof voor discussie op, waarvoor in het tweede deel van de bijeenkomst alle ruimte was. Kleine groepen bogen zich over de vragen die door de G4-steden zijn ingebracht. Hoe kun je succesvolle, maar kleine pilots opschalen? Hoe kun je beweging brengen in de systeemaanpak en het systeemdenken van ambtelijke organisaties? Een greep uit de inspiratie en inzichten die de groepsgesprekken opleverden:

  • Om te beginnen moeten informatie- en archiveringssystemen beter met elkaar kunnen ‘praten’. Voor zowel ambtenaren als burgers is het handig als informatie geclusterd rond thema’s wordt aangeboden, zodat ze niet op verschillende plekken hoeven te zoeken. Totdat het DSO hier naar behoren in voorziet, moet de gemeentelijke website daar goed op zijn ingericht.
  • Wees niet bang dat standaardiseren van processen een verlies aan creativiteit oplevert. Integendeel: LEAN processen geven daar juist ruimte voor.
  • Idee: richt een tijdelijk en flexibel integraal adviesteam in. Dat kan in de voorfase meedenken en adviseren over initiatieven uit de stad.
  • Ook handig: bied de mogelijkheid om eerst een conceptaanvraag voor een vergunning in te dienen, bijvoorbeeld voor een evenement. Wanneer zaken ontbreken, onduidelijk zijn of strijdig lijken, kan de gemeente dit vervolgens aankaarten in een voorgesprek. Het stimuleert het voeren van de constructieve dialoog en geeft de gemeente de kans om zaken tijdig te onderzoeken of verkennen.
  • Een nieuwe rol voor de overheid: als participatiecoach. Maak hierbij wel helder wat de voorwaarden en richtlijnen zijn die de gemeente stelt aan initiatiefnemers en participatie.
  • Om succesvolle pilots te kunnen opschalen, is een cyclisch in plaats van lineair model nodig, dat ruimte geeft voor voortdurende verbetering van processen.
  • Anders werken vraagt om een organisatie-breed programma Omgevingswet, met duidelijke mandaten en heldere keuzes.
  • Vervolgstap voor de Amsterdamse pilots: experimenteren met de buitenwereld aan tafel. Marktpartijen en burgers betrekken is even spannend als noodzakelijk, zo luidt de consensus.
  • Opgavegericht werken lijkt soms haaks staan op een gelijke behandeling, maar dat is in complexe gevallen niet erg. Ongelijke opgaves gelijk behandelen is pas onlogisch. Het is goed als in bestemmingsplannen en verordeningen ruimte wordt geboden voor maatwerk, bijvoorbeeld met open normen. Zo faciliteer je het lef om opgavegericht te werken, in plaats van dat het systeem dit afremt.