Anders werken in de praktijk: doe maar (on)gewoon!

Verslag van de G40-leerkring, 31 januari 2019

Het moet anders, en niet zo’n beetje! Met de invoering van de Omgevingswet veranderen regels, instrumenten en bovenal de ‘cultuur’ in het fysieke domein. Anders werken, hoe geef je daar praktische invulling aan? Die vraag stond centraal op de eerste G40-themagroepbijeenkomst Omgevingswet van 2019. En of je nou kiest voor een Escaperoom als in Breda of een Week van de Omgevingswet zoals in Emmen, de opgavegericht werkwijze van KokxdeVoogd omarmt of de voeten laat bewegen op het vloerkleed van de VNG, het devies luidt steevast: (on)gewoon doen!

Op expeditie in Breda

De reismetafoor leent zich uitstekend voor een veranderopgave als de Omgevingswet. Zo ook in Breda, waar Aymie Gelissen, projectmanager anders organiseren en werkprocessen, over een ware ‘ontdekkingsreis’ spreekt. “We zijn op expeditie naar een flexibele overheid die iedereen in zijn kracht zet. Niet omdat de nieuwe wet, maar de veranderende maatschappij dat vraagt.” Van wat er onderweg voorvalt doet Gelissen openhartig verslag, ook van tegenslag. Zoals toen bleek dat de zeven ‘expeditieplannen’ die intern waren uitgezet integraliteit misten en onvoldoende gedragen werden in de organisatie. “Terwijl wij als OMG-team er hard aan werkten, ging de rest van de organisatie in de achteroverleunstand. “Die Omgevingswet, daar zijn zij toch van?” We leerden dat anders doen dan je al jaren doet enorm lastig is en je het niet alleen kunt.”

Na een periode van inspireren en ophalen, waarbij de ‘Escaperoom OMG’ haar dienst bewees, maken ze in Breda nu de omslag naar het doen. Werken in de geest van de Omgevingswet, bijvoorbeeld door belanghebbenden vanaf het begin te betrekken, veel in- en uit zoomen en voortdurend delen en reflecteren. ‘Ruim 800 medewerkers van het Ruimtelijk Economisch Domein stellen we de vraag wat jij vanuit jouw rol kunt bijdragen aan deze opgave. “Ik in beweging’, noemen we dat. De kunst is om continu met elkaar in gesprek te blijven over wat je nu doet en wat je nodig hebt voor die bijdrage. Veel spiegelen dus, niet in de laatste plaats op onze eigen aanpak.”

Werken aan anders werken in Emmen

Het is een uitstekende illustratie van hoe Emmen samen met buurgemeentes en ketenpartners werkt aan bewustwording: de Week van de Omgevingswet. Harm Jan van Duyn, adviseur organisatieontwikkeling en lid van het programmateam Omgevingswet in de Drentse gemeente, trapt zijn verhaal niet voor niets af met deze sfeerbeelden (filmpje). “Bewustwording is cruciaal om ons de bekwaamheden eigen te maken die de Omgevingswet verlangt”, licht Van Duyn toe terwijl hij naar onderstaande diagram wijst. “Daar werken we hard aan, onder meer met ‘de week’, een interne en externe omgevingsanalyse, bewustwordingssessies en een team van ‘TransVormers’.”

g40-omgevingswet-bekwaamheid

Heel belangrijk is het verbinden van het programma Omgevingswet met energie elders in de organisatie, aldus Van Duyn. “Zo willen we eigenaarschap creëren in de lijn. We houden als programmateam regelmatig bijeenkomsten voor teamleiders en geven input op hun jaarplannen. Daarnaast zijn in elk team linking pins opgestaan. Zij vormen de schakels met het programmateam en zijn zowel voor hun directe collega’s als voor ons waardevolle aanspreekpunten.” Vanwege de grote overlap, spreekt het voor zich om ook zoveel als mogelijk op te trekken met het programma Organisatieontwikkeling. “Met één inspanning bijdragen aan twee programma’s, dat zien we natuurlijk het liefst.” Tot slot toont ook Van Duyn zich openhartig, wanneer hij de G40-collega’s vraagt wat er in de Emmense aanpak mist. “Hebben we een blinde vlek?” Ook in Emmen weten ze dat anders werken weliswaar begint bij doen, maar leren start bij reflecteren.

Anders kijken met het VNG-lagenmodel

Dat anders werken een kwestie van doen is, bepleit ook Annemieke van Brunschot van het programmateam Invoering Omgevingswet van de VNG. Maar wie doet wat? Hoe vlieg je de veranderopgave aan en welke collega’s moet je daarbij betrekken? Of, om met Van Duyn te spreken, waar zit je blinde vlek? Het lagenmodel, in de vorm van een vloerkleed van vijf bij vijf meter, helpt stellers van dit soort vragen aan antwoorden. “Onder anders werken verstaan we als VNG het samenwerken in keten en regio, vanuit een integrale afweging, met participatie van belanghebbenden en belangstellenden en gebruik makend van bestuurlijke afwegingsruimte. Allemaal termen die op zichzelf abstract zijn. Ons lagenmodel laat zien hoe het anders werken handen en voeten kan krijgen. Dat begint met ‘anders kijken’.”

g40-omgevingswet-vng

Ook hier geldt weer: gewoon doen! Van Brunschot stelt vragen die de deelnemers beantwoorden positie te kiezen op het vloerkleed. “Met welke laag ben je hoofdzakelijk bezig? Met welke andere lagen werk je actief samen? Welke lagen ken je niet of staan ver van je af?” Een oefening die helpt een complexe opgave als het werken in de geest van de Omgevingswet in samenhang te bezien. Een activerende werkvorm ook, of zeg maar gerust een energizer, die bij lange, intensieve sessies met zware kost de zaal letterlijk in beweging zet.

KokxdeVoogd: de opgave centraal

In het lagenmodel van de VNG staat de geest van de wet centraal, gevolgd door de wet- en regelgeving zelf. De samenleving lijkt daar op behoorlijke afstand van te staan. Maar in diezelfde geest of bedoeling van de Omgevingswet komt de maatschappij juist heel dichtbij, namelijk omdat die een opgavegerichte werkwijze voorstaat. Aldus Harm Borgers, adviseur en partner bij organisatieadviesbureau KokxdeVoogd. “Dat houdt in dat je de opgave als doel ziet en het instrumentarium als middel. Soms volstaat een lineair besluitvormingsproces gewoon: je moet het niet complexer maken dan het is. Maar bij ingewikkelde opgaven kom je met zo’n rechtmatige benadering niet ver. Dan is een responsieve overheid vereist.”

g40-omgevingswet-beslisschema
g40-omgevingswet-beslisschema2

Anders werken is volgens Borgers dus opgavegericht en responsief werken. Hij ziet in zijn adviespraktijk dat gemeenten dat vaak wel willen, maar worden bemoeilijkt door de ‘oude’ manier waarop hun organisaties en procedures zijn ingericht. “Je komt niet bij B via de band van A”, stelt Borgers. “Om echt opgavegericht te werken, dien je de kaders dus aan te passen, of in elk geval open te staan voor experimenten daarbuiten.” Van A naar B op de manier van B: in Breda doen ze dat door bij de aanpak van vraagstukken in de openbare ruimte met de design thinking-methode te werken. En Emmen oogst ver- en bewondering wanneer Van Duyn vertelt over het dorpje Nieuw-Amsterdam, waar inwoners en ondernemers hun eigen centrumvisie hebben gemaakt en door de gemeenteraad laten vaststellen.

(On)gewoon doen! – de randvoorwaarden

Om anders te werken hoef je dus niet te wachten tot de wet is ingevoerd. Anders werken begint bij anders kijken, anders willen en de opgave leidend te laten zijn in plaats van het instrumentarium. Dat is misschien makkelijker gezegd dan gedaan. Uit de bijeenkomst volgen dan ook de nodige randvoorwaarden bij (on)gewoon bezig zijn. Het handig als wet- en regelgeving niet in de weg zitten, maar enige experimenteerruimte biedt. Bestuurlijke dekking en koers worden ook genoemd. Niet voor niets ‘vergaderde’ de gemeenteraad van Breda een uurtje in de Escaperoom. Hetzelfde geldt voor het management: Emmen stipte al aan hoe belangrijk het is dat daar eigenaarschap wordt gevoeld. En tot slot: niet alles hoeft altijd anders! Het kan geen kwaad om energie en inspiratie te halen uit dat wat al (on)gewoon goed, of goed genoeg gaat.

Presentaties