Een goede procesaanpak is ongelooflijk belangrijk

Bekijk de video of lees het gehele interview met Guido onder de video.

“Lange tijd is men er vanuit gegaan dat de optelsom van lokale beslissingen als vanzelf een oplossing zou bieden voor aandachtsgroepen. Maar steeds duidelijker wordt zichtbaar dat de hiervoor benodigde afstemming over de grenzen van gemeenten en maatschappelijke partners niet vanzelf tot stand komt. De nieuwe Wet Versterking Regie Volkshuisvesting moet hier verandering in brengen.”

“De conceptwet vraagt iedere gemeente  een Volkshuisvestingprogramma te maken. Een van de verplichte onderdelen in dit programma zijn afspraken over wonen en woonvormen voor aandachtsgroepen. De wet vraagt ook om regionaal af te stemmen over het Volkshuisvestingsprogramma en te streven naar een evenredige verdeling van aandachtsgroepen over gemeenten.

Veel gemeenten pakken dit op in een regionaal samenwerkingsverband. Sommigen stellen hiervoor een woonzorgvisie op. Daarbij is steeds de afweging: ‘Wat doe je lokaal en wat stem je regionaal af?’”

Veel betrokken partijen, hoe organiseer je dat?

“Om een goed aanbod van woonvormen te ontwikkelen moeten gemeenten, het zorgkantoor, corporaties en zorg- en welzijnsaanbieders tot één gezamenlijke aanpak komen. Dat gaat nooit vanzelf. Het is een feit dat niemand alleen alle grote opgaven op kan lossen, dus dat zul je samen moeten doen.”

“Bij een samenwerking ligt er niks klaar. Het proces, de procesregie, de organisatie op strategisch-tactisch en operationeel gebied (bijvoorbeeld in de structuur van een stuurgroep, projectgroep en werkgroepen), de Governance structuur, inclusief besluitvorming binnen alle organisaties, al die zaken moet je ontwerpen. Mijn advies is altijd; besteed daar vanaf de start tijd en aandacht aan en zorg dat het een gezamenlijke aanpak is waarin alle betrokkenen ook deels proceseigenaar zijn. Aan de voorkant hierin investeren levert ongelooflijk veel op. ” stelt Guido.

“Een ideale procesaanpak bestaat uit een aantal fases. Een model waarin dit goed beschreven staat is ‘de ideale bocht’ van AO-organisatieontwikkeling. Hierin staan vier fases beschreven (agenderen, richting vinden, besluiten wat je gaat doen, vertaling in uitvoering) die alle vier zowel een inhoudelijk afstemmingsproces als een sociaal afstemmingsproces hebben.”

“Natuurlijk is de praktijk altijd anders dan een theoretisch model. Fases lopen door elkaar heen, bepaalde trajecten lopen parallel, er is sprake van een veranderende realiteit. Daar hebben we mee te dealen, en daarom is een goede regie op het proces noodzakelijk.”

Hoe start je een samenwerkingsproces voor regionale afspraken?

Guido: “In het koplopersprogramma zien we dat de meeste regio’s starten met een woonzorganalyse waarin aantallen in aandachtsgroepen in beeld worden gebracht. Vaak wordt ook nagedacht over welke woonvormen passend zijn. Ons advies is dan: Start ook onmiddellijk met het inrichten van een goede procesaanpak, maak duidelijk met elkaar welke stappen je gaat zetten, en wie welke rol daarin heeft.”

Welke keuzes moet je maken bij het inrichten van het regionaal samenwerkingsproces?

Guido: “Je start met het bepalen welke partij je wanneer betrekt en welke rol zij hebben in de processtap (meebeslissen, co-creëren of adviseren). Voorts kies je de regio van waaruit je werkt: de woningmarktregio, vanuit een regionaal overleg BW en Opvang of vanuit een goed lopend netwerk. Iedere gemeente en regio kent een andere historie, of heeft al bepaalde samenwerkingsoverleggen waarbij het goed is aan te sluiten.”

“Dan ga je gezamenlijk bepalen welke processtructuur je inricht en welke processtappen je met elkaar neemt. Tot slot moet besloten worden hoe de governancestructuur ingericht wordt, hoe de besluitvorming plaatsvindt, en hoe je de regie voert. En het belangrijkste bij dit alles is: bespreek dit met elkaar en leg het met elkaar vast.”

Guido vertelt dat deze afspraken veel duidelijkheid naar alle partijen geven. “Als partijen weten waaraan zij meedoen, volgens welke aanpak en wanneer ze hun inbreng kunnen geven, geeft dit veel rust en duidelijkheid. Deze duidelijkheid is nodig zodat alle partijen zich gaan richten op de inhoud, en vooral dat men met elkaar werkt aan een integrale aanpak waarin ieder een deel van de samenwerkingspuzzel is.”

Hoe zijn de zes koplopers gestart?

“De meeste koplopers die zich hebben opgegeven waren zich ervan bewust dat het een aanpak is die zowel het woon- als het sociaal domein beslaat, en dat het een organisatie overstijgende samenwerking is. In het kennisprogramma komen de koplopers periodiek bij elkaar samen met onder andere de ministeries van VWS en BZK en de VNG. Het doel is kennis en inspiratie te delen en op te halen met elkaar en met ‘Den Haag’. Dit heeft over en weer geleid tot verdieping, maar ook wederzijds begrip.”

“De koplopers zijn allemaal bezig geweest met zowel het inzichtelijk krijgen van de opgave als met het opzetten van een regionaal samenwerkingsproces. Bij allen is de lokale en regionale context anders en daarmee zijn er andere samenwerkingsprocessen en structuren ontstaan. Dat is logisch en mooi om te zien. Verder denk ik dat iedereen nog meer dan daarvoor geleerd heeft dat samenwerken niet voor niets een werkwoord is en dat het een ingewikkeld, intensief, boeiend en inspirerend proces is dat constant gemonitord en bijgesteld moet worden.”

Waarom is dat samenwerkingsproces vaak lastig?

Guido, met een brede grijns: “Vaak staat de procesaanpak en het ontwerp daarvan niet op de agenda. Men denkt dat de inhoudelijke opgave op zich voldoende is. Ik zie vaak dat betrokkenen onderschatten hoe belangrijk een goede sociale procesaanpak is. Zeker omdat (lokaal en regionaal) samenwerken complex is, is het verstandig hier vanaf de eerste stap over na te denken en het proces goed en helder voor betrokkenen in te richten.”

Welke tips geef je gemeenten en regio’s mee?

“Stel je de vraag: Hebben we voldoende menskracht beschikbaar om de samenwerking te organiseren en regie te voeren? In feite moet je niet alleen regelmatig toetsen of de opgave gehaald wordt, maar ook of de samenwerking nog loopt. Ga met elkaar op weg, investeer in samenwerking,, immers, alleen samen verbeteren we de levenskwaliteit van kwetsbare medeburgers.”