Snelle processen: waarom gebeurt het niet vanzelf?

Zes voorbeelden vanuit de praktijkbijeenkomst NaEB

Door: Sven van de Brug

Eerder duidelijkheid voor initiatiefnemers en snelheid in processen van ruimtelijke gebiedsontwikkeling. Dit klinkt goed en past volledig in de gedachte van de Omgevingswet, maar hoe kunnen overheden dat vormgeven? Tijdens de vierde praktijkbijeenkomst van Nu al Eenvoudig Beter (NaEB) op 1 december 2015, passeren verschillende voorbeelden van het stroomlijnen van processen bij stedelijke ontwikkelingen de revue.

Eén van de vier doelstellingen van de Omgevingswet is het versnellen en verbeteren van processen. Het ministerie van Infrastructuur en Milieu wil dit bewerkstelligen door regels te schrappen en te bundelen. Ook lokaal is winst te behalen. Het praktijkprogramma NaEB brengt die winst aan de oppervlakte en loopt daarmee vooruit op de implementatie van de wet. Zes verschillende voorbeelden laten zien wat er nu al mogelijk is.

speelplein in rotterdam
Beeld: Rotterdam Image Bank

Intentieverklaring

“Initiatiefnemers willen sneller aan de slag”, zegt Henk Jan Perebolte van de Omgevingsdienst Midden- en West- Brabant (OMWB). “Dat was de aanleiding voor het ontwikkelen van een ‘intentieverklaring’.” Hij legt uit dat initiatiefnemers daarmee eerder kunnen beginnen met hun (bouw)activiteiten. “Dat begint met een vooroverleg, waarbij we met de initiatiefnemer een gesprek voeren over het plan en we de eerste hobbels op de weg gladstrijken. Vervolgens toetsen we de aanvraag op ontvankelijkheid en vergunbaarheid. Dit proces duurt slechts vier weken. Na goedkeuring, als er sprake is van concreet zicht op legalisatie, geven we de intentieverklaring af en kan het bedrijf op eigen risico starten met de bouw of met de milieuactiviteit. Het vooroverleg verhoogt de kans op een snelle vergunningverlening en de activiteiten kunnen door de intentieverklaring eerder van start. In de praktijk blijkt dat het voor bedrijven geen probleem is om op eigen risico te starten met activiteiten.”

Een lean proces

Ook waterschap de Brabantse Delta is voortvarend bezig met het versnellen en verbeteren van het proces van vergunningverlening en handhaving. Ad Bouten, afdelingshoofd vergunningen, legt uit dat er drie projecten lopen die het vergunningsproces versnellen. “Allereerst wilden we het proces van keurvergunningverlening lean maken. We leggen daarbij de focus op snelheid en het reduceren van verspilling. Tot een aantal jaar geleden konden we 75 procent binnen de termijn afhandelen. Door het proces te veranderen konden we dit percentage verhogen en sinds 2 jaar naar 95 procent ”. De belangrijkste verbetering hiervoor is het organiseren van een intaketeam. Bouten legt uit dat vergunningaanvragen voorheen op een stapel terecht kwamen. “Dat doen we niet meer. Een intaketeam behandelt eens per week alle nieuwe aanvragen. Op dat moment worden interne adviesvragen uitgezet of aanvullende informatie gevraagd . Ook zijn de afspraken strakker. Bij niet nakomen van de vraag op aanvullende gegevens wordt de aanvraag buiten behandeling gelaten. Zo gaat het niet ten koste van andere aanvragers die wel netjes de zaak aanleveren.

De Brabantse Keur

Verder stelden drie Brabantse waterschappen gezamenlijk één Keur op, zodat voor al deze waterschappen dezelfde regelgeving geldt. “Dit ging niet vanzelf. Aanvankelijk zetten veel mensen hun hakken in het zand omdat in het begin eenieder de eigen keur aan het verdedigen was. Door het team te veranderen, de rollen te verdelen over de waterschappen en duidelijke afspraken, liep het proces goed.” De Keur zorgt behalve voor gelijke regelgeving ook voor deregulering. De regels zijn duidelijker opgezet dan ze voorheen. Tot slot werkt het waterschap samen met RWS en 8 andere waterschappen aan de digitalisering van het proces door gezaemnlijk een programma aan te schaffen en in te richten: samenwerking waterbeheerders (SAW@). Het geheel maakt dat hiermee al een hele slag is geslagen in de voorbereiding op omgevingswet.

Ik ga op reis en neem mee

De gemeente Schagen deed mee aan het programma ontslakken. “Regels die we niet goed kunnen uitleggen aan burgers, zijn eigenlijk geen goede regels. Daarom ontregelt Schagen”, zegt Merle Pijlman, programmamanager Ruimte. “Om te voorkomen dat interessante initiatieven blijven liggen omwille van regels, onderzoeken we hoe deze initiatieven wel kunnen ontstaan en passen we waar nodig de regels aan. Met deze insteek stelde de gemeente een reisgids op waarmee de gemeente op een andere manier duidelijk maakt wat het beleid en de regelgeving is van de gemeente. Hierin staat het proces van vergunningaanvragen beschreven. Zo kan de gebruiker met verschillende stappen deze reis van vergunningverlening doorlopen. Dankzij deze methode kunnen initiatieven sneller ontstaan en is er meer ruimte voor gesprek. Juist dat is volgens Pijlman zo belangrijk. “Hierdoor wordt de vraag achter de vraag duidelijk. Wie meedenkt kan maatwerk leveren, waardoor meer ruimte ontstaat voor initiatief. De reisgids maakt inzichtelijker wat de stappen zijn, waardoor initiatieven soepeler het proces doorlopen.”

Integraal, snel en helder

“Dit is ook de insteek van procesaanpassing van de gemeente Tilburg”, zegt Hedwig Harks, procesmanager Ruimte. “Voorheen kwamen alle initiatieven binnen via één loket. Dit werkte niet goed. Je bent dan erg geneigd om te kijken of een initiatief past binnen de regels, terwijl we eigenlijk moeten wat het kan betekenen voor de stad. Daarom veranderden we het proces. Initiatieven die passen in het bestemmingsplan worden afgehandeld door de afdeling Dienstverlening. Plannen die hierbuiten vallen, pakt de Kerngroep Stedelijke ontwikkeling op. “De eerste stap is een open gesprek over de plannen, niet noodzakelijk met bouwtekeningen of schetsen. Na dit eerste gesprek focussen we vooral op de waarde die het initiatief voor de stad kan hebben en wat we daarvoor zouden moeten organiseren. Een procesmanager, tevens de contactpersoon voor de initiatiefnemer, maakt in opdracht van de kerngroep een advies voor een Stuurgroep die binnen 8 weken na het allereerste contact een besluit neemt. We werken niet alleen sneller en efficiënter, maar bieden hierdoor vooral ruimte aan plannen die iets toevoegen aan de stad. En dat is belangrijk.”

Goed vooroverleg: echt belangrijk

Paul Bakker, adviseur Waterwet bij Rijkswaterstaat laat aan de hand van een case zien hoe belangrijk een vooroverleg kan zijn bij vergunningverlening. Zo wil het bedrijf Exxon in 2008 uitbreiden in het Rotterdamse havengebied. Een investering van 1 miljard dollar levert 1.600 banen op voor 3 jaar. “Dit is goed nieuws, maar daarvoor is een snelle vergunningverlening wel belangrijk”, zegt Bakker. “Anders kan een bedrijf kiezen om op een andere locatie deze investering te doen.” Bijzonder aan deze case is dat de vergunning in het najaar van 2014 werd afgegeven, terwijl de aanvraag pas in januari 2015 werd ingediend. Vooroverleg met het bedrijf, andere overheden en belanghebbenden zijn debet aan het eerder uitschrijven van de vergunning en het eerder uitvoeren van een project van die omvang. “Het bedrijf wist al waar ze al aan toe waren voordat ze een vergunning gingen aanvragen. Dat kan alleen door vooroverleg”, benadrukt Bakker. “Dat loopt niet altijd meteen soepel vanwege uiteenlopende belangen, maar uiteindelijk is het proces beter en bereik je veel sneller resultaat. Anders loopt je het gevaar dat alle problemen zich in één keer tijdens de formele vergunningverlening opstapelen.”

Logboeken

Eerder duidelijkheid voor initiatiefnemers en snelheid in processen van ruimtelijke gebiedsontwikkeling vraagt om gedragsverandering. “Om dat te bereiken,werkt de gemeente Dordrecht met logboeken voor initiatieven in de stad”, vertelt Emma Forsten, adviseur strategisch beleid bij de gemeente Dordrecht. “Hierin houden we bij wat er gedaan wordt, wat er mis gaat, wat werkt en welke vragen of opmerkingen mensen hebben gedurende het proces van gebiedsontwikkeling. Dit bespreken we tijdens rondetafelgesprekken en we trekken er leerpunten uit. Deze methodiek maakt inzichtelijk waar we het proces moeten aanpassen. In Dordrecht leidt dit tot gedragsverandering en maakt duidelijk welke regels aangepast moeten worden.” Logboeken bijhouden is overigens niet nieuw bij projectmanagement, toch gebeurt het niet vanzelf. Het lijkt allemaal zo gewoon, maar waarom gaat het niet vanzelf?

Veel mogelijk

Snellere en betere processen. Veel is mogelijk. De zes voorbeelden lijken op het eerste gezicht allemaal gewoon. Toch kostte het bij elke organisatie moeite om de aanpassingen door te voeren. Ook zonder de Omgevingswet zijn dit inspirerende voorbeelden om processen bij (stedelijke) ontwikkelingen soepel te laten verlopen.

Presentaties

Meer informatie