Communicatie en participatie bij waterbeheer

Wat is het effect van communicatie bij waterbeheer? Enkele waterschappen toonden hun voortvarende kant tijdens de tweede excursie van het praktijkprogramma Nu al eenvoudig Beter (NaEB) op 15 oktober in Houten. Zo transformeerden tegenstanders tot ambassadeurs in het dijkverbeteringproject Vechtdijken dankzij een actief participatietraject van waterschap Amstel, Gooi en Vecht. En introduceerde Hoogheemraadschap Stichtse Rijnlanden een eigen webshop.

Door: Saskia Hinssen, Platform31

Met de nieuwe Omgevingswet krijgen gemeenten, provincies en waterschappen meer ruimte om hun omgevingsbeleid af te stemmen op hun eigen doelstellingen. Tegelijkertijd creëert de nieuwe wet mogelijkheden voor de wijze waarop de wensen van burgers en andere belanghebbenden in het gebied een plek krijgen in een project. Met andere woorden: er ontstaat snellere en betere besluitvorming door participatie, communicatie en klantgericht werken.

Waterbeheerder aan boord

Dat vindt ook Patrick Poelmann, dijkgraaf van Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden. “Het op tijd aan boord halen van de waterbeheerder heeft niet tot doel elkaars zienswijze op te leggen, maar om uit te leggen met welk idee we een project starten en wat de projectorganisatie kan doen om de omgeving tegemoet te komen. Met de toekomstige Omgevingswet in het achterhoofd willen we het onze doelgroepen zo gemakkelijk mogelijk maken. Dat iemand bijvoorbeeld in een oogopslag kan zien of hij een steiger mag plaatsen en dit op een vlotte manier kan regelen.”

Betere online dienstverlening

Precies daarom verbeterde Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden de online dienstverlening. “Vergunningverlening en handhaving is dé publiekdienst van het waterschap waar de meeste klantcontacten lopen. Toch bleek onze informatie over de vergunningverlening, toezicht en handhaving onvoldoende toegankelijk”, vertelt Yanda van Dijk van de Stichtse Rijnlanden. “Bovendien stond die informatie alleen op papier. Wel hadden we een online omgevingsloket waarmee iemand een aanvraag en melding kan doen. Burgers gaven aan dit lastig te vinden, waardoor we in 70 procent van de gevallen verkeerde of onvolledige aanvragen binnenkregen. Tot slot was de standaard producten en dienstencatalogus in onze ogen niet bruikbaar.”

Gekoppeld aan DigiD

“Het vernieuwde loket biedt allereerst een overzicht van alle digitale formulieren rondom vergunningverlening en handhaving die de aanvrager direct via DigiD kan invullen en indienen”, vult haar collega Hans Schermer aan. “We modelleerden dit digitale loket rond onze eigen keurregelgeving. Het is een investering die de komende jaren gaat lonen, omdat de Omgevingswet van ons verlangt dat we onze dienstverlening digitaal aanbieden.”

Webshop

Van Dijk: “Omdat we streven naar gecoördineerde communicatie via al onze kanalen, hebben we een deel van onze website ingericht als webshop. De eerste stap was het herdefiniëren van onze producten- en dienstencatalogus. Wat zijn herkenbare activiteiten of producten? Waar zoeken onze bezoekers naar? Per activiteit maakten we een activiteitenpagina met bijbehorende en gerelateerde producten. Met een productzoeker kan de bezoeker zijn zoekopdracht verfijnen op basis van thema’s of trefwoorden. En verwijzen we bij elk product naar relevante beleidsregels of algemene regels en de aanvraagmogelijkheden. Overigens zijn al onze producten aangesloten op de samenwerkende catalogi die via www.overheid.nl beschikbaar zijn.”

Kiezen, klikken, klaar

Met kiezen, klikken, klaar biedt hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden een derde loket. Het is een digitaal meldsysteem voor onttrekkingen en lozingen. “De verwerking is volledig geautomatiseerd”, benadrukt Schermer. “Zo ontvang de indiener direct per e-mail een samengestelde pdf op basis van de gegevens die hij heeft ingevoerd. Dit nieuwe digitale meldsysteem is bovendien gekoppeld aan een geo-viewer, die de informatie cartografisch inzichtelijk maakt.” De Stichtse Rijnlanden zoekt nu nog naar partners om gezamenlijk een nieuwe versie te bouwen die alle typen meldingen ondersteunt.

Omgevingsconvenant

Naast heldere en transparante communicatie is een participatietraject een manier om tot snellere en breed gedragen besluitvorming te komen. Waterschap Amstel Gooi en Vecht (AGV) investeert veel tijd aan het afstemmen met de lokale gemeenschap en het sluiten van individuele overeenkomsten met grondbezitters. In twee dijkverbeteringsprojecten langs de Vecht experimenteerde het waterschap met een nieuwe methode: het omgevingsconvenant.. Op basis van het Amerikaanse model ‘Community Benefits Agreement’ (CBA) ontwikkelde het onderzoeks- en strategiebureau Tertium dit Omgevingsconvenant. “Hierin staan zwart op wit de concrete afspraken en gedeelde uitgangspunten van het project, de gedragsnormen waaraan partijen zich committeren en concrete baten voor de belanghebbenden”, vertelt Michiel Hulshof van Tertium.

palenscherm
Het aanbrengen van een palenscherm bij een woning in Nessersluis, Waverveen. (foto: waterschap Amstel, Gooi en Vecht)

Goede netwerkanalyse

Werken met een Omgevingsconvenant of Omgevingscontract vraagt om een andere rol van de overheid. “Voor ons als waterschap helpt deze methodiek als facilitator te acteren waardoor ook andere doelstellingen in een projectgebied mogelijk worden. Zaken die een meerwaarde leveren voor de omgeving”, vult Willem Bogaard, projectmanager Waterschap Amstel Gooi en Vecht/Waternet aan. “Het vertrekpunt is heldere uitleg over de scope en reikwijdte van het project. Zowel voor het team als de belanghebbenden is het belangrijk om tijdens het proces wel het doel voor ogen te houden. In ons geval de dijkverbetering.”

Een stem geven

“Het vroegtijdig betrekken van de omgeving in de planvorming vraagt ook om heldere groepscommunicatie en een transparant proces”, gaat Jesse Stammers van Antea Group verder. “Om te voorkomen dat er eindeloos nieuwe afspraken bijkomen, maakten we aan het begin van het project een goede netwerkanalyse. Het is de truc om iedereen die relevant is voor het project aan te laten sluiten. Zodat er een goed beeld ontstaat van wat er in een gebied speelt. Op het moment dat je mensen een stem geeft en hen meeneemt in het proces, transformeren ze gemakkelijker tot ambassadeur. Dit sociale mechanisme zagen we vooral duidelijk bij de Vereniging woonarken Gooi & Vechtstreek, die aanvankelijk ambivalent tegenover de projecten stond. Door de ervaringen die zij bij eerdere projecten hebben opgedaan mee te nemen in het Omgevingsconvenant, werden ze opeens ambassadeur van het project.”

‘Vechttafel’

De onderhandelingen zelf vonden plaats aan de ‘Vechttafel’, waar belangengroepen uit het gebied overlegden met AGV, de gemeenten en de nutsbedrijven. Dit alles resulteerde in een Omgevingsconvenant waarin onder andere een bomenbeheerplan is opgenomen en afspraken staan over de aanleg van een nieuw gasnet door Liander voor de bewoners. Op de website kan iedereen alle documenten terugvinden. Uiteindelijk zijn er maar vijf zienswijzen ingediend voor de twee projecten. En in een zienswijze werd zelfs de complimenten gegeven voor het proces!

De Omgevingswet voor waterbeheer

“In een dynamische leefomgeving past regelgeving die flexibel op allerlei initiatieven kan inspelen en tegelijkertijd zekerheid geeft over wat wel en niet kan. Daarnaast speelt de bestuurscultuur en de kwaliteit van uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving een rol. Er is een verbeterslag nodig om dit eenvoudiger en beter te maken voor burgers, bedrijfsleven en overheden. De nieuwe Omgevingswet beoogt meer rechtszekerheid. Zodat het duidelijker is voor burger en bedrijfsleven welke ruimtelijke ingrepen mogelijk zijn en welke niet. De nieuwe wet moet ook meer gebruiksgemak opleveren. Een ander doel is een integrale benadering voor de fysieke leefomgeving. Dit betekent voor waterschappen, provincies en gemeenten dat ze nog intensiever moeten samenwerken, waarbij de Omgevingswet uitgaat van vertrouwen in elkaar.”
Ina Kraak, Unie van Waterschappen

Meer informatie

Maarten Hoorn

06 10 15 67 08 – maarten.hoorn@platform31.nl
LinkedIn Logo 11x41