Bescheiden superhelden gezocht!

Met de recente opening van de URBACT Good practice Transfer Call, en het URBACT’s Good Practice Transfer project in het vooruitzicht, bespreekt Eddy Adams een aantal uitdagingen die mogelijk te wachten staan bij het delen van good practices tussen steden. Hij doelt met name op de rol van experts die het gehele project van start tot finish zouden kunnen faciliteren. Dit artikel borduurt daarbij voort op de ervaring afkomstig uit de pilot Transfer Networks, alsmede op de discussies in de context van het URBACT City Festival, die plaatsvonden in Tallinn.

Het is géén gevalletje van knippen-en-plakken

Transplantatie is zelden eenvoudig. Of we nou praten over harten, haar of rozen, het zijn complexe trajecten die doorlopen moeten worden. Om hierin te slagen is voorbereiding van doorslaggevende waarde. Tevens is een goede opvatting van de context waarin het organisme afkomstig is, is eveneens van belang. Maar misschien nog wel het meest belangrijk is een volledig beeld van de nieuwe situatie waar het organisme moet worden ingepast, alsmede de lokale push en pull factoren die het proces beïnvloeden.

Het uitwisselen van stedelijke succesformules dienen op een vergelijkbare manier te worden gezien. Alhoewel het geen levende organismen betreffen zoals hierboven, is het wel van groot belang om rekening te houden met de omgeving. De totstandkoming en ontwikkeling wordt gevormd door lokale ecosystemen. De sociale, culturele en economische context zijn allen van invloed op het succes van good practices. De governance structuren en processen zijn daarin eveneens van grote invloed. En dan hebben we het nog niet eens over de chemie tussen een aantal sleutelfiguren.

URBACT heeft momenteel een Call openstaan omtrent Good Practice Transfer Networks. in een periode van 30 maanden worden 25 URBACT Good Practices belicht en vergeleken om te kijken of het mogelijk is om deze elders toe te passen. Iedere deelnemende stad krijgt daarbij steun van experts door middel van de URBACT pool. Maar hoe kan men zo efficiënt mogelijk gebruik maken van deze waardevolle bron van kennis? In dit artikel wordt een aantal essentiële geleerde lessen van de transfer pilots met betrekking tot het gebruik van experts besproken.

Het Zwitserse Zakmes of een Team met superkrachten – samengevoegd

URBACT heeft vele jaren ervaring met de invloed van experts op de uitkomst van processen. We weten inmiddels dat de meest effectieve experts een combinatie van denkers en doeners blijken te zijn. Juist deze combinatie is van cruciaal belang, omdat kennis van zaken wordt gecombineerd met de capaciteit om dingen aan te pakken. Ze zijn goed georganiseerd, kunnen goed luisteren en beschikken over de mogelijkheid om direct over te gaan tot actie, als dit nodig blijkt te zijn. Effectieve vormen van communicatie ontstaan door complexe materie om te zetten in duidelijke en begrijpelijke taal. Ook kunnen ze problemen aangeven, wanneer dat noodzakelijk is, en beschikken ze over een tactisch inzicht.

Als al deze vaardigheden worden samengebracht, ontstaat er een veeleisend profiel. Het is mooi om te zien dat deze kwaliteiten vaak in groepsverband goed tot uiting komen. Uit de ervaringen die we gedurende de transfer pilots hebben opgedaan, bleken er echter nog meer superkrachten van doorslaggevende waarde te zijn. Hieronder behandelen we een aantal van deze superkrachten, die beter inzichtelijk maken hoe deze sleutelfiguren het proces van de uitwisseling van good practices beïnvloeden.

‘De Ontcijferaar’

Een belangrijk inzicht dat aan bod kwam, was de noodzaak om duidelijkheid te scheppen, en daarnaast de capaciteit om het juiste publiek aan te spreken. Een duidelijke projectomschrijving, waarbij ieder onderdeel duidelijk is belicht, is van doorslaggevende waarde om succes te boeken. Dit klinkt misschien als een eenvoudig klusje, maar uit onze ervaringen in de pilot bleek dit nog knap ingewikkeld te zijn. Dit komt voornamelijk voort uit het probleem dat mensen die nauw betrokken zijn bij een bepaald project vaak niet in staat zijn om dit over te brengen richting anderen. Terwijl ze beschikken over alle noodzakelijk inhoudelijke kennis over het project, blijkt de overdracht van deze kennis naar anderen doorgaans ingewikkeld. Vaak denken ze te moeilijk, terwijl juist iedereen baat heeft bij een eenvoudige uitleg.

Er zijn zaken die we nu eenmaal zo vaak doen dat ze een routineklus worden. Daarnaast is het dikwijls in drukke periodes, dat cruciale informatie wordt weggelaten. De mislukte ideeën bijvoorbeeld, die ergens in de loop van het project zijn weggelaten, worden eenvoudig uitgesloten bij het verschaffen van informatie aan anderen. Juist deze ervaringen, en de lessen die we daar van kunnen leren, zijn belangrijk om te bewaren, te doorgronden en te delen met anderen in een transfer network. Zonder deze lessen en de daaruit voortkomende analyse van hoe een good practice tot stand kwam is cruciaal. Dit risico is echter continu van invloed bij de interacties, maar het is met name met het delen van dit soort projecten, waar ieder detail essentieel is.

Als programma heeft URBACT de lessen die zijn geleerd uit de transfer networks toegepast in het nieuwe netwerk model. Het meest prominente voorbeeld hiervan is de manier waarop de good practices zijn losgeweekt van elkaar. Dit maakte het mogelijk om de good practices te delen, te omschrijven en te begrijpen. Zodoende, als gevolg van een eerdere call, in combinatie met een call waar het delen van kennis centraal stond, stelt dit ons in staat om ze toe te gaan passen op het delen van kennis in Transfer Networks. Alhoewel een URRBACT Good Practice City de enige is die deze netwerken kan leiden, kan iedere mogelijke stad deelnemen als een transfer partner.

Zodra deze netwerken eenmaal actief zijn, komt de rol van de URBACT expert als cruciale spil aan bod. Hij of zij kan er immers voor zorgen dat kennis succesvol wordt overgedragen, door middel van het scheppen van voorwaarden in het netwerk. Een duidelijke omschrijving van wat een good practice is, is daarin een goede eerste stap. De mogelijkheid om goed te luisteren, informatie te filteren en feedback te geven zijn van belang om tot een goede gedeelde basis te komen.

Dit proces kan worden geïllustreerd door een machine, die onderdeel voor onderdeel uit elkaar wordt gehaald. Ieder onderdeel wordt overzichtelijk op de vloer neergelegd, zodat het duidelijk wordt welke onderdelen er zijn, en hoe het gehele mechanisme functioneert. Tijdens dat proces worden er veel vragen gesteld, zoals: “Waar hoort dit?” “Waarvoor dient dit?” “Wat zou er gebeuren als dit onderdeel er niet zou zijn – of op een andere plaats zat?” Deze vragende houding geven een gedetailleerd beeld van het gehele mechanisme en al de onderdelen. Ze begrijpen het nu zo dusdanig goed, dat ze het in het grootst mogelijke detail kunnen overbrengen aan anderen – vaak zelfs nog beter dan degene die het heeft ontworpen en dergelijke actief managet.

De rol van de expert is dus om te helpen bij het uitdragen van alle kennis en ervaringen rondom de good practice. Vervolgens dient deze kennis te worden overgebracht naar een breder publiek, die elk op hun eigen manier kunnen reageren op deze informatie. Er zijn daarin veel manieren om dit zo effectief mogelijk te doen. Een vanzelfsprekende manier om dit te doen is door het verhaal aan te passen aan de verschillende groepen toehoorders. Een andere manier is om het verhaal te verduidelijken door middel van visuele middelen. Dit is wat de stad York heeft gedaan bijvoorbeeld, om op deze manier hun verhaal te verhelderen voor diverse netwerk partners, zoals Tallinn, Siracusa en San Sebastian. Dus, de eerste superkracht die experts nodig hebben is de mogelijkheid om ingewikkelde contexten te ontcijferen, en deze vervolgens om te kunnen buigen naar een begrijpelijk verhaal.

Röntgen visie

Het is altijd lastig om succesformules van tevoren te herkennen. Met betrekking tot transfer netwerken, is het lastig om te bevatten welke succesvolle aanpak waar zal neerdalen. Het analyseren van de potentiële mogelijkheden voor iedere Transfer City is een van de cruciale taken van een URBACT expert. Dit houdt in dat de condities die een good practice beïnvloeden goed moet worden doorgrond. In lijn met deze gedachte, is een aantal zaken van belang.

Een van deze belangrijke zaken is de vraag: hoe relevant de good practice is voor de Transfer City, met name met betrekking tot de grote van het probleem dat het zou moeten aanpassen. Een andere vraag is de politieke steun die bepaalde ideeën krijgen. De beste ideeën kunnen namelijk gemakkelijk sneuvelen als er geen politieke wil is en de bereidbaarheid om mee te werken ontbreekt. Daarmee nauw samenhangend is de vraag of er voldoende middelen beschikbaar zijn: heeft de Transfer City voldoende middelen beschikbaar om de good practice uit te voeren en te onderhouden in de toekomst?

Transfer Network Experts zullen deze vragen aandragen gedurende een aantal activiteiten. Tijdens het bureauonderzoek wordt bijvoorbeeld al gekeken naar de bestaande data en informatie die bekend was, alsmede doormiddel van de gevoerde gesprekken met de Transfer City vertegenwoordigers. De belangrijkste bron is echter het bezoeken van de Transfer Cities door de expert. Onderdeel hiervan zijn bijvoorbeeld het opdoen van ervaringen door te spreken met zoveel mogelijk lokale actoren. Deze lokale ontmoetingen zijn vooral bedoeld om directe vragen te stellen, die anders minder snel zouden worden gesteld. De expert moet er voor de volle 100 procent van overtuigd zijn dat iedere stad zich in woord en daad zal gaan inzetten, om een actieve Transfer Partner te worden. Dit betekent dus dat de expert assertief, goed georganiseerd en niet terugdeinst wanneer er moeilijke vraagstukken zijn. De experts moeten recht voor hun raap zijn, om zo bij de waarheid te komen. Kortom, de tweede superkracht is de capaciteit om ‘röntgen visie’ te hebben, om zaken van tevoren te kunnen doorgronden.

The Method Guru

In de context van Transfer Networks, is de hoe-vraag misschien wel net zo belangrijk als de wat- vraag. Zojuist is al gesproken over het feit dat het delen van kennis een complexe en onoverzichtelijk proces is. Er zijn echter wel regels. We weten dat de gekozen werkwijze er toe doet, er erg toe doet zelfs. Een overdracht van kennis kan niet plaatsvinden als er geen duidelijke structuur is gecreëerd.

Welke structuur en werkwijze goed werkt, is afhankelijk per netwerk. Het is een toevallige samenkomst van omstandigheden, die de internationale groep van steden zelf weet te creëren. De aanpak is ook sterk afhankelijk van de good practice waar het gevormde netwerk om draait. Wat is de essentie van de good practice? Welke elementen zijn er makkelijk te delen? Welke onderdelen zijn daarentegen moeilijk om over te nemen? Welke aanpassingen zijn er noodzakelijk?

In het City Festival zijn er twee verschillende manieren van aanpak tot stand gekomen vanuit de pilots. De eerste noemen we het ‘carrousel model’, waar iedere partner, voor zover mogelijk, iedere maand een andere partnerstad bezoekt. Deze methode komt overeen met de traditionelere netwerk activiteiten, die voortkwamen uit de URBACT Action Planning Networks (APNs). Het alternatieve, tweede model is het ‘radiale model’. Hier bezoekt alleen de Lead Partner elke Transfer City, maar komen alle steden wel bijeen aan het begin en einde van het proces.

Aan allebei deze modellen zitten zowel voor- als nadelen. Tussen deze twee modellen zijn er echter wel hybride modellen te onderscheiden die verschillende onderdelen van beide modellen combineren. Het is dus sterk afhankelijk van de onderwerpen die het transfer network behandelt met betrekking tot de vraag hoe de structuur er uiteindelijk uit komt te zien. Daarnaast moet de gekozen methodologie goed aansluiten bij de te behandelen good practice. Peer-review is een zeer effectieve manier stedelijke samenwerking te faciliteren. Een andere manier is de ‘de walkshop’, waar een bespreking van het project plaats vindt op de originele locatie. Het TUTUR-project, onder leiding van Rome en Bremen, waar leegstaande panden worden hergebruikt, gebruikte deze methode op een effectieve manier.

Naast de gekozen methode, dient er ook te worden gekeken naar waar het startpunt ligt en welke mate van bereidheid er is van de Transfer Cities. Waar liggen de kansen voor het behalen van snelle successen? Welke middelen voegt de Transfer City toe aan het proces? Aan de andere kant, wat zijn de mogelijke obstructies? En hoe zijn deze obstructies te voorkomen? Hoe ver is iedereen bereid om te gaan met betrekking tot de adaptatie en implementatie van de good practice?

Een mooi voorbeeld komt voort uit het ‘Diet for a Green Planet pilot project’, waarin Mollet de Valles uit Catalonïe zeer welwillend en bereid was om mee te werken aan het project. Mede door de politieke bereidheid en de beschikbaarheid van een groot eco-park aan de periferiekant van de stad, wilde men op deze manier biologische producten eenvoudiger beschikbaar maken voor lokale scholen en opvangcentra. Alhoewel er obstakels waren, zoals het publieke bemiddelingsmechanisme, werd dit later een zeer succesvolle succesformule waar veel interesse voor was vanuit anderen steden.
Het is dus van essentieel belang dat de Transfer Network Experts zich als ‘methodologische Goeroes’ kunnen manoeuvreren door ingewikkelde procedures.

The SuperCoach

URBACT netwerken zijn intensieve ervaringen. Met name de betrekking tussen de Good Practice City en de expert gaat met ups en downs. Zoals in Tallinn ook al werd aangetoond, is het de chemie die tussen hen tot stand moet komen van essentieel belang. Het zijn zowel persoonlijke als professionele kwaliteiten die hier aan bod komen en het uiteindelijke succes van de projecten bepaalt.

De manier van werken van de Expert vormt dus een belangrijke factor, waarbij de benaming van ‘expert’ niet erg behulpzaam kan zijn. Het is gebleken dat succesvolle gedeelde pilots niet tot stand werden gebracht door een soort ‘super-expert’, die de steden van allerlei antwoorden voorzag. Het was juist een meer coachende houding, die het proces vaak tot een succesvol iets maakte. Een combinatie van nederigheid en bekwaamheid bleek van doorslaggevend succes.

Het vermogen om te kunnen luisteren, verwerken en voortbrengen van kennis zijn onderdelen die te allen tijde van invloed waren op een succesvolle uitkomst. Empathie is eveneens van groot belang. Het vermogen van de expert om zich te kunnen verplaatsen in andermans schoenen, was voor de steden erg nuttig. Het meest invloedrijk was toch wel de totstandkoming van zelf gevormde mechanismen, die vanuit de synergie tussen steden tot stand werd gebracht. Een vertrouwensband is hierbij essentieel en dit is iets wat uit pilot duidelijk naar voren is gekomen. In het kort, is dus gebleken dat de laatste superkracht van experts zijn of haar coachende vermogen is.

Het is een zware kluif…

URBACT steden vertellen ons allemaal dat ze het geweldig vinden om in Europees verband samen te werken en op deze manier van elkaar te leren. De hoge eisen die URBACT stelt aan de deelname wordt echter gezien als een fikse uitdaging. Mooi! Want dit is precies wat we vanuit URBACT verlangen en is dan ook niet iets wat we snel zullen gaan aanpassen!

Meedoen als URBACT Good Practice City?

Denkt u na hert lezen van dit artikel dat uw stad ook koste wat kost mee zou moeten doen als URBACT Good Practice City? Of denkt u geschikt te zijn als expert, die beschikt over de superkrachten die hier aan bod zijn gekomen, dan horen we het graag van u!